4 effectieve strategieën om te starten met continu verbeteren

Kennisoverdracht is één van de doorslaggevende factoren om continu te kunnen verbeteren. Hoe groter een organisatie, des te moeilijker het lijkt om de aanwezige kennis en dagelijkse observaties met elkaar te delen. Hoe krijg je het nu voor elkaar, dat de interne knowhow blijft stromen en bijdraagt aan het creëren van waarde voor de klant? In deze blog beschrijf ik 4 manieren.

Kennisdelen oude stijl
Je kent ze vast wel: van die bijeenkomsten waarvan je achteraf denkt: “Waarom zat ik hier bij?”. Een overleg dat door de manager is benoemd als een “bij-praat-sessie”. Iedereen zit aan vergadertafels of in een grote kring. Om de beurt vertellen de aanwezigen over haar of zijn werkzaamheden. De zaal is half verduisterd. Er worden slides getoond met grafieken en tabellen. Je ziet mensen langzaam wegzakken en knikkebollen. Anderen verdwijnen in hun telefoon. Aan alles is te voelen dat deze mensen, hier niet willen zijn.

De intentie is goed. Maar de gekozen methode is alles behalve effectief. Hoe zorg je nu voor de kruisbestuiving van informatie, die zo hard nodig is om continu te kunnen verbeteren?

#1 Verklein de afstand en stimuleer toevallige ontmoetingen.
Er bestaat een bewezen verband tussen de fysieke afstand tussen mensen en hun interactie. Tom Allen, professor aan het MIT, heeft (in de jaren zeventig) dit verband ontdekt.

De waarschijnlijkheid dat collega’s minstens één keer per week met elkaar communiceren, neemt exponentieel af met de afstand tussen hun werkplekken. Deze relatie houdt zelfs nog stand in dit informatietijdperk met de veelheid aan digitale communicatiemiddelen. Hoe vaker mensen elkaar in levende lijve ontmoeten, hoe groter de kans dat ze via mail, chat of apps contact met elkaar zoeken. Het is voor iedereen duidelijk wat de meerwaarde is van de menselijke verbindingen voor het continu verbeteren en dus de successen van een organisatie.

Wat kun je vandaag al doen? Bekijk je eigen werkomgeving eens. Pak een leeg vel en schets de afstanden tussen jou en je collega’s. Welke mensen zouden meer contact met elkaar moeten hebben gezien hun werkzaamheden of specialisme. Hoe verhoudt deze noodzaak zich tot de fysieke afstand die ze tot elkaar hebben? Vraag eens aan een aantal mensen wat jullie zouden kunnen veranderen aan de omgeving waarin jullie werken, om de kans op interactie te vergroten.

#2 Boor de intrinsieke motivatie aan om observaties en kennis te delen
Medewerkers willen hun kennis gerust delen, alleen je moet wel manieren vinden waarmee je hen motiveert om dat te doen. Op welke manier gebeurt dit nu? Collega’s die niet in dezelfde afdeling en wel aan dezelfde waardestroom werken, vragen misschien te weinig aan elkaar “Vertel eens wat jij doet en waarom je dat (op die manier) doet”. Belangrijk is om gezamenlijke doelen te hebben. Dan is iedereen eigenaar van het doel en de obstakels die je tegenkomt om die te bereiken.

En hoe vlieg je die obstakels dan gezamenlijk aan?
Organiseer een A3 Problem Solving Contest. Elke medewerker brengt een hardnekkig probleem in, dat ze tegenhoud in hun dagelijkse werkzaamheden of project. Elke probleemeigenaar verbindt er een beloning aan. Autowassen, een week lang koffie brengen voor de hele afdeling, een borrel op vrijdagmiddag.

Wil je het klein en praktisch houden? Begin met een staande sessie waarbij iedereen op een vel A3-papier een probleem of vraag schrijft, dat hij of zij deze week wil oplossen. Hang ze allemaal op bij de koffiemachine. Bij de volgende sessie, haalt iedereen zijn papier weg als het probleem is opgelost en vertelt kort hoe dat is gelukt. Iedereen wiens probleem nog hangt kan vertellen wat zij of hij nodig heeft om verder te komen.

#3 Verander de omgeving en maak een weekstartbord
Net zoals afstand interactie kan beïnvloeden, zo werkt dat ook voor de inrichting van de ruimtes waarin we werken. Uit mijn eigen ervaring als trainer en consultant, ken ik de zuigende werking van een whiteboard met goede stiften. Uit onderzoek blijkt, dat face-to-face interactie in combinatie met een whiteboard, moeilijk is te verslaan door digitale hulpmiddelen. De combinatie van tekenen met verbale en non-verbale communicatie (gebaren tijdens het spreken en het aanwijzen van onderwerpen op het whiteboard) verhoogt de interactie tussen collega’s en heeft een positief effect op hun prestaties als groep.

Wat kun je vandaag al doen? Waar kun je de werkomgeving van je team zo aanpassen, dat het gesprek aangaan over continu verbeteren, laagdrempeliger wordt? Zijn er whiteboards, maar hangen ze vol met papieren? Verbouw deze stap voor stap tot jullie teambord. Zet daar alle zaken op die jullie belangrijk vinden om wekelijks te bespreken.

#4 Geef mensen vrijheid om te spelen en verantwoordelijkheid te nemen
Leg de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie en daarmee bedoel ik: “Laat de mensen zelf verantwoordelijk zijn voor het werk dat ze doen”. Dat is, blijkt uit mijn ervaring, de sleutel tot succes. Jij zorgt er voor dat zij ook de tijd, ruimte en middelen hebben om te experimenteren en te spelen.

Nodig je mensen uit om verbeteringen en nieuwe ideeën zelf te onderzoeken:
• Door er zo snel mogelijk mee te experimenteren of een prototype van te maken.
• Door collega’s enthousiast te maken.
• Door collega’s zo ver te krijgen hún tijd in jouw project te steken.

Het gaat dus over de vrijheid die medewerkers voelen om nieuwsgierig te blijven, te verbeteren en te onderzoeken.

Hoe kun je jouw mensen meer speelruimte geven?
• Go See, Ask Why and Show Respect: Vraag het ze gewoon! Ze zullen je snel genoeg het antwoord geven.
• Speel zelf meer. Maak tijd vrij in je eigen agenda om met verbeterideeën te ‘klooien’. Zo ervaar je zelf heel gauw welke onbedoelde barrières er in jullie bedrijfscultuur zijn voor dit soort verkenningen.
• Hoeveel tijd krijgen jij en je mensen eigenlijk voor verbeteringen en experimenten? Alleen al door dit in kaart te brengen en te vergelijken met de tijd die wordt besteed aan de “business as usual” werkzaamheden, kan je op ideeën komen voor wat er anders kan.

Conclusie
In deze blog staan vier manieren om continu verbeteren zo laagdrempelig mogelijk te maken. De bottom line is ‘doen’. Het maakt niet zo veel uit wat je doet, als je maar iets nieuws uitprobeert. De uitkomst is vaak onbekend, maar het mogelijke succes ervan is eigenlijk altijd te aantrekkelijk om het niet te doen. En dat kenmerkt alle organisaties met een Lean cultuur: ook in de manier van samenwerken wordt continu gezocht naar verbetering en vernieuwing. En de drijvende krachten hierachter zijn nieuwsgierigheid en de bereidheid om te experimenteren.

Wat zou je in jouw organisatie meer willen zien in de wijze waarop specialisten gebruik maken van elkaars kennis? Welk experiment zou je wel eens willen doen om het delen van kennis te versterken? Wil jij ook leren om continu verbeteren eenvoudig in jouw werkomgeving te gaan gebruiken? Neem dan deel aan een van onze trainingen! Klik hier voor meer informatie.