Om te zorgen dat je op tijd kunt bijsturen op je doelen is het van cruciaal belang om hier regelmatig bij stil te staan. Dit doen we door wekelijks een prestatiedialoog te voeren. In dit overleg / dialoog bespreken we de voortgang van de doelen, op team en individueel niveau. Niet door elkaar af te branden maar door in een open setting met elkaar in gesprek te gaan. In de vorige blog hebben we het gehad over het stellen van heldere haalbare doelen. Deze vind je hier.
Hieronder dé 5 gouden regels voor het voeren van een succesvolle dialoog:
- Zorg voor een goede voorbereiding
- Hang feiten en cijfers op over het onderwerp wat je wilt bespreken.
- Maak duidelijk wat de doelen zijn en gebruik bijvoorbeeld kleuren om aan te geven hoe een doel ervoor staat.
- Vraag het team om zich voor te bereiden op het onderwerp.
- Verdeel de rollen
- De voorzitter bereidt het overleg voor, hangt feiten en cijfers op en begeleidt het gesprek.
- De notulist werkt het bord of de afspraken bij en bewaakt het maken van smart afspraken.
- De observator bekijkt het proces, kan interventies doen en geeft aan het eind van het overleg feedback op het proces, je wilt immers ook de dialoog continu verbeteren!
- De timekeeper: Bewaakt de tijd en kapt onnodige discussies af.
- Open communicatie in de dialoog:
- Moedig open communicatie aan in het team, laat teamleden vrijuit spreken en bewaak hierin de veilige setting (het is geen afbrand- of verantwoordingsoverleg).
- Zie dingen die niet goed gaan als een leermoment. Probeer te begrijpen waarom doelen niet zijn behaald.
- Zorg dat het team gemotiveerd blijft, ondanks tegenslagen. Benadruk de leerervaring en het potentieel voor groei en succes voor de toekomst.
- Denk erom dat je doorvraagt totdat je de grondoorzaken van het probleem, of de afwijking gevonden hebt.
- De prestatiedialoog
Op basis van feiten en cijfers ga je met het team in gesprek. Je kunt hiervoor de volgende vragen gebruiken:- Wat wijkt af? Wat valt op? Welke doelen behalen we al en welke nog niet?
- Welke successen kunnen we vieren?
- Waar kunnen we verbeteren? Wat kunnen we van elkaar leren?
- Welke afspraken maken we?
- Plan de verbeteringen in en evalueer het overleg
- Maak smart afspraken over het vervolg en de verbeteringen.
Als je deze 5 gouden regels volgt, zal je prestatiedialoog steeds beter gaan. Weet ook dat de prestatiedialoog iets is wat je vaak moet doen om er beter in te worden. Dus wanneer ga jij starten met de prestatiedialoog met jouw team?
Laat me weten waar je tegenaan loopt, dan help ik je verder op weg.
Reineke Hofstra
Lean Trainer & Consultant bij Lean2Succes
