Werk jij in een team en herken je 1 of meer van de volgende situaties?
- Sommige collega’s zijn altijd op tijd klaar, terwijl anderen moeten overwerken
- We krijgen bepaalde werkzaamheden bijna nooit tijdig gedaan
- Als collega X op vakantie is, blijven bepaalde taken altijd liggen
- Het is lastig om werk van een collega over te nemen of erbij te helpen
Als je dit herkent is de kans groot dat de benodigde kennis en vaardigheden in jouw team niet bij iedereen in voldoende mate beschikbaar zijn. Als bepaalde taken maar door 1 persoon uitgevoerd kunnen worden, levert dat problemen op wanneer die persoon onvoldoende tijd beschikbaar heeft. Er is dan immers niemand die hem/haar kan helpen en de werkzaamheden zullen niet tijdig worden uitgevoerd. Dat kan in een drukke periode zijn en uiteraard ook wanneer die persoon afwezig is. Zo sprak ik laatst iemand die liever niet op vakantie ging, omdat er daarna een bijna onoverkomelijke berg werk op zijn bordje zou liggen. Dat is natuurlijke een onwenselijke situatie. Het is dus belangrijk dat elke teamlid de voor zijn/haar functie benodigde kennis en vaardigheden heeft en dat je hierbij als team alle belangrijke taken hebt afgedekt. Een goed hulpmiddel om dit inzichtelijk te maken is de zogenaamde Kennis & Vaardigheden Matrix. Hierin wordt, van elk teamlid en voor elke taak/activiteit, vastgelegd wat het kennis en vaardigheden niveau is.
Stap 1: de huidige situatie in kaart brengen
Deze stap bestaat uit 2 delen. Eerst vullen we de bovenkant van de matrix met alle taken en activiteiten die we uitvoeren. Daarna gaan we een score per medewerker geven voor de huidige kennis en vaardigheden per onderwerp. De verschillende scores zijn als volgt: Je kunt de matrix laten invullen door elke medewerker zelf (over zijn eigen kennis en vaardigheden) en door de manager of teamleider. Vervolgens kun je het gesprek aangaan over de plekken waar verschillen zitten. Let hierbij op dat het vaak om het relatieve verschil gaat tussen medewerkers, daarom kun je hem pas goed invullen als je de data van de hele afdeling hebt. De mening van de leidinggevende is hierin ook doorslaggevend, omdat hij/zij het totaal van de afdeling kan overzien.
Stap 2: de knelpunten identificeren
Met een knelpunt bedoelen we in dit geval: elke taak/activiteit waarvoor je te weinig mensen hebt met minimaal uitgebreide kennis en vaardigheden (= 3 groene vlakken). Het aantal mensen hangt af van de hoeveelheid werk. Wij hanteren als stelregel dat je voor elke taak/activiteit minimaal 3 personen wilt hebben. Voor taken waarvoor je meer werk hebt dan voor 3 personen haalbaar is, wil je uiteraard meer goed gekwalificeerde personen hebben.
Stap 3: de knelpunten oplossen
Een knelpunt los je op door voor die taak/activiteit mensen te laten groeien in kennis en vaardigheden. Dat kan op heel veel manieren, bijvoorbeeld met behulp van een training, door te oefenen en/of door extra begeleiding. Welke mensen zich op welke taken gaan ontwikkelen kun je het team zelf laten bepalen. Door het inzicht in de knelpunten kunnen medewerkers hier vaak prima zelf een voorstel voor doen. De gewenste groei geven we per onderwerp aan door witte hokjes geel te maken van de medewerker(s) die hiermee aan de slag gaat/gaan. Als het goed is krijg je dan een matrix waarin voldoende medewerkers voor alle taken gepland staan.
Stap 4: de overige medewerkers laten groeien
Wanneer je voor alle onderbemande taken een plan hebt gemaakt, zijn er waarschijnlijk nog wel medewerkers die nog geen groeiplannen (= gele hokjes) hebben. Laat hen ook aangeven op welke onderwerpen zij zich willen ontwikkelen en neem ook deze gele hokjes op in de matrix. Veel mensen vinden het fijn om op meerdere taken inzetbaar te zijn, dat verhoogt hun werkplezier. Medewerkers die ergens in uitblinken kun je goed inzetten om kennis en vaardigheden over te dragen. Door medewerkers gericht aan elkaar te koppelen kan vaak in korte tijd veel vooruitgang worden geboekt. Let er op dat je niet te veel leerpunten per persoon opneemt (richtlijn: max. 4 gele hokjes) en dat je maximaal een half jaar in de toekomst plant. Dat betekent dus ook dat je minimaal 2x per jaar de matrix herijkt. Hieronder een uitgewerkt voorbeeld van een (fictief) klein garagebedrijf:
Als jij ervaring hebt met de Kennis & Vaardigheden Matrix, dan horen we daar heel graag hoe dat is gegaan en wat je eraan hebt gehad!
Volg ons op LinkedIn en lees al onze updates en blogs over Lean.
