OGSM is de ideale methode om op 1 A4tje de organisatiedoelen, strategieën, KPI’s en acties te formuleren. Op zo’n manier dat iedereen in de organisatie snapt wat je wilt bereiken en weet wat daarvoor gedaan moet worden.
De voordelen van OGSM:
- Het is compact, overzichtelijk en begrijpelijk
- De methode dwingt je om keuzes te maken en focus aan te brengen
- Het zet aan tot actie
- Het helpt je om je strategie te vertalen van de directie tot aan de werkvloer
Je zult zien dat je met behulp van OGSM je doelen sneller realiseert.
Het opstellen van een OGSM kost tijd en vraagt een goede voorbereiding. Daarnaast moet je de OGSM ook, net als de klantwens, jaarlijks herijken. Stel een OGSM eerst op voor je hele organisatie en vertaal deze daarna naar waardestromen en/of afdelingen.
Voorafgaand aan een OGSM maak je een SWOT-analyse en een Confrontatiematrix. Dit doe je met hetzelfde team waar je ook de OGSM mee op gaat stellen. Dit helpt enorm om direct keuzes te maken in welke kansen en bedreigingen het meest relevant zijn, en welke zwaktes je bijvoorbeeld als eerste aan wilt pakken.
Vervolgens maak je een OGSM in de volgende stappen:
Objective vaststellen
De Objective is eigenlijk het hogere doel van je organisatie/keten/afdeling. Wat wil je bereiken? Neem hierbij een doelstelling voor de middellange termijn (2 tot 5 jaar).
De Objective formuleer je als DOEL door DOEN.
Doel: Wat willen we bereiken (en beschrijf dat als een “status” die je bereikt hebt).
Doen: Hoe willen we dat bereiken, beschrijf dat actief.
Zorg dat je in zowel het DOEL- als het DOEN-deel niet meer dan 2 aandachtgebieden opneemt. Let op dat je focus aanbrengt in je Objective door keuzes te maken. Dus niet alles willen zijn of je overal op willen richten.
Goals vaststellen
Goals zijn de KPI’s waarmee je meet of je je Objective haalt. Je meet dus hoe effectief je als organisatie bent.
Onderstreep de onderdelen uit je Objective die je zou willen meten (maximaal 4 dingen als het goed is). En bedenk voor elk van die 4 welke KPI je hier op wilt zetten. Op die manier krijg je waarschijnlijk 4 Goals.
Zorg dat je de Goals helder en specifiek formuleert, bijvoorbeeld 95% in plaats van “hoog”.
Strategies vaststellen
Strategies laten zien hoe je je mensen en middelen inzet om het DOEN-deel van je Objective te bereiken.
Zorg dat je nooit meer dan 5 Strategies opstelt. Het beperken hiervan zorgt weer voor focus in je organisatie. Je kunt je niet overal tegelijk op richten. Een Strategy formuleer je ook weer als DOEL door DOEN. Met maximaal 2 onderwerpen in elk deel.
Denk bij het opstellen van je Strategies aan gebieden als bijvoorbeeld Marketing, Financiën, Medewerkers en Klanten. Zorg ervoor dat je Strategies geen delen bevatten die ook al in andere woorden in je Objective staan. Dus als in je Objective staat dat je snel gaat leveren, bedenk dan wat je daarvoor moet doen. Een Strategy kan dan zijn: wij hebben efficiënte processen door alle medewerkers in Lean op te leiden. Het kan namelijk heel goed zijn dat je efficiëntere processen nodig hebt om snel te kunnen leveren.
Measures vaststellen
Measures zijn de meetwaarden waarmee je vaststelt of je je Strategies goed invult.
Je onderstreept weer de zaken uit je Strategies die je zou willen meten en hier kies je weer de juiste KPI bij. Let erop dat je per Strategy niet meer dan 4 Measures opstelt.
Je kunt nu meten of je de doelen behaalt en of je in actie bent gekomen.
Acties vaststellen
Om ervoor te zorgen dat je je Strategies realiseert en je Measures haalt stel je acties op. Dit doe je het hele jaar door tijdens de Prestatie Dialoog. Elke 4 of 5 weken wordt elke strategie besproken in het team. Samen bepaal je welke acties de komende weken moeten worden uitgevoerd om invulling aan de Strategy te geven. Let erop dat de acties heel specifiek zijn en binnen 4 tot 5 weken realiseerbaar zijn. Geef per actie aan wie dit doet en wanneer. Acties kun je continu aanvullen/aanpassen. Als het goed is zie je het resultaat van je acties terug in de Measures.
Voorbeeld OGSM
Succes met het maken van de OGSM voor je eigen organisatie of team. Kun je hier wat hulp bij gebruiken of wil je een OGSM training volgen? Kijk dan eens hier.
Laat het weten als je vragen hebt of klik hier als je hulp kun gebruiken.
