In 3 stappen alle neuzen de juiste kant op

Alle neuzen moeten dezelfde kant op: een veelgehoorde uitspraak in organisaties. Vaak gedaan door managers, die hiermee de wens uiten dat iedereen in een organisatie dezelfde doelen nastreeft. Vanuit de Lean filosofie kunnen we het hier natuurlijk alleen maar mee eens zijn. In een eerdere blog beschreven we al hoe belangrijk het is om met z’n allen de juiste dingen te doen. En daar zit ‘m meteen de crux: als we allemaal dezelfde richting op gaan, moeten we wel zorgen dat dat de juiste richting is, vandaar ”alle neuzen de juiste kant op”. In deze blog willen we graag met jou delen hoe wij dit zelf doen. We gebruiken hiervoor een aantal verschillende tools, in samenhang met elkaar.

1. SWOT-analyse

Waarschijnlijk heb je wel eens van een SWOT-analyse gehoord. SWOT staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats, oftewel Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen. De Sterktes & Zwaktes gaan over de organisatie zelf, de Kansen & Bedreigingen hebben betrekking op de buitenwereld. De meeste organisaties en afdelingen hebben er wel eens 1 gemaakt. Er worden Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen geïnventariseerd en geprioriteerd, bijvoorbeeld tijdens een brainstorm-sessie. Daar wordt een mooi document van gemaakt en dat wordt gedeeld binnen de organisatie. En vaak blijft het daar dan bij: de SWOT-analyse eindigt in een lade en leidt meestal niet tot concrete acties. Herken je dat? Wij hebben ook een SWOT-analyse gemaakt en wij hebben er wél iets mee gedaan: we hebben de SWOT-analyse gebruikt in een Confrontatie-matrix.

Voorbeelden uit onze eigen SWOT-analyse, 1 van elke categorie: Sterkte: hoge kwaliteit van de trainingen Zwakte: gebrek aan structuur in onze Marketing Kans: de economie trekt weer aan Bedreiging: we zijn klein t.o.v. de concurrentie

2. Confrontatie-matrix

In een Confrontatie-matrix “confronteer” je de Sterktes en Zwaktes uit de SWOT-analyse met de Kansen en Bedreigingen uit diezelfde SWOT-analyse. Wij gebruiken hiervoor de 3 belangrijkste Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen.

Er ontstaan 4 kwadranten en bij elk kwadrant hoort een specifieke vraag:

• Kwadrant Sterktes – Kansen: In welke mate stelt deze Sterkte onze organisatie in staat om deze Kans te benutten?
• Kwadrant Sterktes – Bedreigingen: In welke mate stelt deze Sterkte onze organisatie in staat om deze Bedreiging te weren?
• Kwadrant Zwaktes – Kansen: In welke mate verhindert deze Zwakte onze organisatie om deze Kans te benutten?
• Kwadrant Zwaktes – Bedreigingen: In welke mate verhindert deze Zwakte onze organisatie om deze Bedreiging te weren?

De mogelijke antwoorden zijn Zeer Positief (2 punten), Positief (1 punt), Neutraal (0 punten), Negatief (-1 punt) en Zeer Negatief (-2). Als je deze vragen door meerdere mensen laat beantwoorden, krijg je een goed beeld. Nu heb je de Sterktes en Zwaktes gekoppeld aan de Kansen en Bedreigingen. Welke Sterktes ga je gebruiken en welke Zwaktes ga je verbeteren om de Kansen te benutten en de Bedreigingen te weren? Dit gaan we gebruiken als (zeer waardevolle!) input voor de OGSM.

Voorbeeld: wij wilden o.a. het gebrek aan structuur in onze Marketing verbeteren om zo te kunnen groeien in een aantrekkende markt.

3. OGSM

OGSM is een goede methode om je doel, strategieën, KPI’s en acties te formuleren. OGSM staat voor:

• Objective (kwalitatief doel)
• Goals (kwantitatieve doelen)
• Strategies (strategieën)
• Measures (KPI’s en acties)

Objective
De Objective is het hogere doel van de organisatie. Een Objective bestaat uit 2 delen: Doel (wat wil je bereiken?) en Doen (hoe ga je dat doen?). Daarbij mag je maximaal 2 aandachtsgebieden opnemen bij zowel Doel als Doen. Dat betekent dat je keuzes moet maken. Hierbij maak je gebruik van de SWOT-analyse en de Confrontatie-matrix.

Voorbeeld: “Lean2succes is een succesvolle Lean-organisatie door continu te verbeteren en te groeien in Noord-Holland”.

Goals
De Goals zijn KPI’s waarmee je meet of je je Objective haalt. Ook hier moet je keuzes maken: maximaal 5 Goals, waarvan er 2 op het Doel deel en 2 op het Doen deel betrekking hebben. De vijfde is vaak een financiële KPI.

Voorbeeld: met “Klantscore na training” meten we Continu Verbeteren en met “Aantal klanten in Noord-Holland” meten we of we voldoende groeien in Noord-Holland.

Strategies
De Strategies geven aan hoe je je middelen inzet om het Doen deel van je Objective te bereiken. Zorg dat je nooit meer dan 5 Strategies opstelt. Het beperken hiervan zorgt voor meer focus in je organisatie. Je kunt je niet overal tegelijk op richten. Een Strategy bestaat ook uit een Doel- en een Doen-deel.

Voorbeeld: we hebben een Strategy op Marketing: “Wij zijn online goed zichtbaar en vindbaar en halen klanten binnen via de website door de website en campagnes te verbeteren en Social media goed te gebruiken.”

Measures
De Measures zijn de meetwaarden waarmee je vaststelt of je je Strategies goed invult. Hier geldt ook weer een beperking die je helpt om te focussen: niet meer dan 4 Measures per Strategy.

Voorbeeld: wij hebben voor de genoemde Strategy o.a. “Aantal views op LinkedIn en Facebook”, “Aantal bezoekers van de website” en “Aantal posts op LinkedIn en Facebook” als Measures.

Actions
Actions zijn onderdeel van de Measures. In het Engels betekent Measures ook zowel Metingen als Maatregelen (Acties). Met deze Actions maak je de Strategies heel concreet: wat ga je de komende weken doen om invulling te geven aan de Strategy? De Actions worden doorlopend vernieuwd.

Voorbeeld: wij hebben als Actions o.a. “het verbeteren van de Adwords campagne”, “het verbeteren van zaken op de website” en “het maken van een kalender voor de posts op Social Media”. Dit zijn zaken die we inmiddels hebben afgerond en vervangen door nieuwe acties. Op die manier maken we het uitvoeren van de Strategy voor onszelf dus heel concreet. En dat laatste zorgt ervoor dat we ook daadwerkelijk tot actie overgaan. Als je alleen abstracte afspraken op hoofdlijnen maakt, leidt dat vaak niet tot actie. Een OGSM heeft een aantal voordelen:

• Een OGSM helpt je om een strategie te ontwikkelen
• Een OGSM past op 1 pagina en is overzichtelijk
• Een OGSM dwingt je om keuzes te maken
• Een OGSM helpt je om je strategie te vertalen van de directie tot aan de werkvloer
• Een OGSM helpt je om je strategie te vertalen naar concrete acties

Wanneer je een OGSM maakt, zul je merken dat het een enorm krachtig middel is om de neuzen de juiste kant op te krijgen. Uiteraard moet er vervolgens ook gestuurd gaan worden op de voortgang. Hierover vertellen we je graag meer in een volgende blog. We hebben deze onderwerpen hier in vogelvlucht behandeld. Er is nog veel meer over te vertellen en er is ook heel veel mee te doen! Wij kunnen je ondersteunen bij het gebruiken van de verschillende tools. Wij hebben zelf ervaren dat het niet eenvoudig is om een goede OGSM te maken. We hebben er meerdere sessies aan besteed en hebben flink wat discussies gehad. En na een aantal maanden hebben we een aantal verbeteringen doorgevoerd. Uiteindelijk heeft het ons enorm geholpen bij het maken van keuzes: waar gaan we onze tijd aan besteden en wat gaan we bewust niet doen. Wij hebben er dus echt baat bij. Datzelfde merken we bij klanten waar we mochten helpen met de OGSM. Als je behoefte hebt aan meer informatie over dit onderwerp, of als je wilt weten hoe wij je hierbij kunnen helpen, neem dan contact met ons op. Dat kan telefonisch, via e-mail of door een reactie achter te laten op deze blog. Als je jouw ervaringen op dit vlak met ons wilt delen, zouden we dat enorm leuk vinden. Graag zien we jouw reactie tegemoet!

Lees meer over onze OGSM training.

Ed Cramer

Volg ons op LinkedIn en lees al onze updates en blogs over Lean.