Onze ervaring
Wanneer wij, als Lean consultant, bij een organisatie aan de slag gaan, interviewen we altijd een aantal medewerkers om te ontdekken waar zij trots op zijn en ook welke knelpunten en verbetermogelijkheden ze zien. Eén van de knelpunten die wij het meest horen is dat “nieuwe medewerkers niet goed worden ingewerkt”. En daar wil ik het in deze blog graag hebben. In onze vorige blog schreven we over standaarden: een standaard is de beste manier van werken voor een bepaalde activiteit die we op dit moment kennen. Een standaard is een cruciaal hulpmiddel om nieuwe medewerkers goed in te werken.
Slecht inwerken
In de praktijk wordt een nieuwe medewerker vaak aan een ervaren medewerker gekoppeld. De ervaren medewerker doet een handeling 1 of 2 keer voor en vraagt aan de nieuwe medewerker of hij/zij het begrijpt. Die nieuwe medewerker zegt meestal ja, om geen onzekerheid te tonen, en gaat dan aan de slag. Vervolgens blijkt de nieuwe medewerker niet altijd precies te weten wat hij/zij moet doen. Hij/zij durft het niet te vragen en daardoor ontstaat een afwijkende werkwijze. Dit ligt niet zozeer aan de nieuwe medewerker, maar wordt veroorzaakt door de gebrekkige manier van inwerken en begeleiden. En dat komt weer door “de waan van de dag”, de hoge werkdruk en het te snel “loslaten” van de nieuwe medewerker. En voor je het weet heb je er weer een niet-goed-ingewerkte collega bij… Dit leidt doorgaans tot verschillende werkwijzen, waarbij de kans groot is dat het resultaat niet altijd gelijk is. En waarbij de kans 100% is dat niet alle werkwijzen precies even effectief en efficiënt zijn: er is immers maar 1 werkwijze de beste en die wordt niet door iedereen gehanteerd.
Training Within Industry
Training Within Industry (hierna TWI) is een manier om teamleiders te instrueren hoe ze standaard werk aan hun medewerkers kunnen instrueren. TWI is ontstaan in de VS, tijdens de Tweede Wereldoorlog, toen veel fabrieksarbeiders in het leger gingen en de fabrieken met onervaren krachten, veelal vrouwen, moesten werken. Er moesten dus heel veel mensen ingewerkt worden en daarvoor is een standaardmethode ontwikkeld. Het bleek een enorm succesvolle methode en door het train-de-trainer principe toe te passen, zijn er in een paar jaar meer dan 1,6 miljoen mensen TWI gecertificeerd. Na de oorlog was de noodzaak er niet meer en is het gebruik van de TWI-methode in de VS in het slop geraakt. In Japan werd het in die tijd juist opgepakt en door o.a. Toyota omarmd. Bij Toyota wordt het tot op de dag van vandaag bijna ongewijzigd gebruikt. Het aardige is dat in de jaren 80 de Amerikaanse auto-industrie voorbij werd gestreefd door Toyota. Op een gegeven moment is er, op verzoek van de Amerikanen, een samenwerkingsverband gestart, waarbij Toyota het grote voorbeeld was. Het bleek dat één van de zaken die Toyota slimmer deed, het inwerken van nieuwe medewerkers betrof, met TWI… dat dus in de Tweede Wereldoorlog door de Amerikanen zelf was bedacht.
Goed inwerken
TWI bestaat uit 4 stappen:
1. Bereid de nieuwe collega voor Stel ‘m op zijn gemak, benoem de handeling en check wat hij/zij al weet.
2. Doe de handeling voor Laat de handeling zien en leg één stap per keer uit. Benoem hierbij de Belangrijke stappen (het Wat), de Kernpunten (het Hoe) en de Redenen (het Waarom). Dit heeft tot doel dat de instructie beter beklijft.
3. Test of de nieuwe collega het kan Laat de nieuwe collega de handeling alleen uitvoeren en help indien nodig. Daarna doet hij/zij het nog een keer en benoemt nu expliciet de Belangrijke Stappen. Daarna nog een keer en nu benoemt de nieuwe collega ook de Kernpunten en de Redenen. Als dit allemaal lukt, dan heb je voldoende bevestiging dat de nieuwe collega het werkelijk begrijpt.
4. Follow-up Laat de nieuwe collega het werk zelfstandig doen en vertel bij wie hij terecht kan met vragen. Informeer zelf af en toe of alles goed gaat en stimuleer het stellen van vragen.
Het gebruiken van TWI kost tijd en energie, en daarmee investeer je in kwaliteit! Voor TWI geldt hetzelfde als voor elke standaard: als je ermee aan de slag gaat merk je wat wel en niet prettig werkt. Op basis daarvan kun je eventueel zaken aanpassen. Let op dat je dit pas doet, nadat je ermee gewerkt hebt.
Reacties
Wij zijn heel benieuwd naar jouw ervaringen met inwerken en zouden het erg leuk vinden als je op deze blog wilt reageren. Ook tips en aanvullingen zijn van harte welkom!
Volg ons op LinkedIn en lees al onze updates en blogs over Lean.
