Lean succesvol bij de overheid
Met behulp van Lean kun je grootse resultaten behalen binnen overheidsorganisaties. Lees hier hoe je dat kunt doen!
Continu verbeteren makkelijker maken
Wat maakt continu verbeteren nou zo lastig? En hoe kun je het wel voor elkaar krijgen?
Lees hier wat je kunt doen.
30-urige werkweek is NIET de oplossing
Op 14 december las ik een artikel op nos.nl waarin de CNV pleit voor een 30-urige werkweek. “Het CNV wil dat er een einde komt aan de werkweek van 36 tot 40 uur. Op termijn moet de norm een werkweek van 30 uur worden.” Klik hier voor het betreffende artikel.
De belangrijkste reden die genoemd wordt is om ziekteverzuim en burn-outs te voorkomen. Daarnaast moet het bijdragen aan een betere balans tussen werk en privé. De laatstgenoemde reden kan ik begrijpen, de eerste absoluut niet.
Oorzaken ziekteverzuim
Als je het ziekteverzuim en burn-outs wilt voorkomen, dan zul je eerst naar de oorzaken moeten kijken. Wat zijn oorzaken van ziekteverzuim en burn-outs? In alle artikelen die ik hierover heb gelezen wordt stress en (te) hoge werkdruk als één van de oorzaken aangevoerd. Een andere veelgenoemde oorzaak is een gebrek aan werkplezier. In geen enkel artikel wordt genoemd dat het aantal gewerkte uren een oorzaak is of zou kunnen zijn. En als het aantal gewerkte uren geen oorzaak is van ziekteverzuim, dan is een verlaging van het aantal gewerkte uren dus ook geen oplossing. Sterker nog: ik denk dat een kortere werkweek ertoe zal leiden dat medewerkers hetzelfde werk in minder uren moeten gaan doen en dat zorgt logischerwijs voor een hogere werkdruk en meer stress en op termijn dus voor een hoger verzuim en meer burn-outs.
Wat is werkdruk?
Medewerkers ervaren een (te) hoge werkdruk als ze het werk niet op tijd af kunnen krijgen en als er dus werk blijft liggen. Dit veroorzaakt stress: stress krijg je niet van hard werken, stress krijg je van werk dat nog moet gebeuren.
Oorzaken (te) hoge werkdruk
Wat zou je dan wél kunnen doen om de werkdruk te verlagen, het werkplezier te verhogen en daarmee een hoog ziekteverzuim en burn-outs te voorkomen?
Als je de (te) hoge werkdruk wilt verlagen, dan zul je naar de oorzaken hiervan op zoek moeten. Wanneer je die oorzaken kent, kun je maatregelen bedenken om ze structureel weg te nemen.
Een (te) hoge werkdruk kan worden veroorzaakt door één of meer van de volgende factoren:
1. Te hoge tijdsdruk om doelstellingen te behalen
2. Te weinig kennis en/of ervaring om het werk goed te doen (bij jou en/of jouw collega’s)
3. Weinig autonomie voor medewerkers om zelf problemen op te lossen
4. Onduidelijke processen en procedures
5. Weinig waardering voor het werk
Mogelijke maatregelen, per oorzaak
1. Te hoge tijdsdruk om doelstellingen te behalen
* Het opsporen en elimineren van verspillingen: alle activiteiten die niet nodig zijn, maar die wel (moeten) worden uitgevoerd
* Duidelijke prioriteiten stellen: maak vooral duidelijk wat er níet gedaan hoeft te worden
* Betrek medewerkers bij het opstellen van planningen
2. Te weinig kennis en/of ervaring om het werk goed te doen (bij jou en/of jouw collega’s)
* Goed inwerken van (nieuwe) collega’s
* Zorg dat de kennis & vaardigheden van iedereen bekend zijn en zet acties uit om ze om het gewenste niveau te krijgen
3. Weinig autonomie voor medewerkers om zelf problemen op te lossen
* Train medewerkers en geef ze de middelen en verantwoordelijkheid om zelf hun eigen werk te verbeteren
4. Onduidelijke processen en procedures
* Breng met elkaar een proces in kaart en bespreek knelpunten en oplossing. Hierbij komen ook vaak de eerder genoemde verspillingen in beeld.
5. Weinig waardering voor het werk
* Geef complimenten
* Vier successen
* Zorg voor duidelijke doelstellingen, zodat je ook weet wanneer je het goed doet
Conclusie
Alle genoemde maatregelen hebben een positieve invloed op de werkdruk. Binnen Lean werken we aan deze onderwerpen. Met Lean streven wij naar “slimmer werken in plaats van harder werken”.
Een 30-urige werkweek helpt niet, Lean wél!
Als je concrete handvatten wilt over hoe je hiermee aan de slag kunt gaan, dan kunnen wij je daarbij helpen. Wij geven trainingen waarin we deze materie behandelen: de Lean Yellow Belt en Lean Green Belt training. Daarnaast bieden we ook ondersteuning op de werkvloer in de vorm van consultancy.
Wanneer je hier meer over wilt weten, dan kan ik je onze gratis Lean Kennismaking van harte aanbevelen. Een leerzame en leuke middag waarbij je, geheel vrijblijvend, kunt kennismaken met ons en met Lean. De eerstvolgende Lean Kennismaking sessies staan gepland op woensdag 12 februari in Amsterdam, woensdag 22 april in Alkmaar, of woensdag 24 juni in Amsterdam. Voor meer info klik je hier. Als je je wilt aanmelden, dan kan dat hier. Je bent van harte welkom!
Als je vragen en/of opmerkingen hebt, dan hoor ik dat graag.
Ed Cramer, edcramer@lean2succes.nl, 06 – 39 69 47 77
De juiste kennis en vaardigheden in jouw team
Werk jij in een team en herken je 1 of meer van de volgende situaties?
* Sommige collega’s zijn altijd op tijd klaar, terwijl anderen moeten overwerken
* We krijgen bepaalde werkzaamheden bijna nooit tijdig gedaan
* Als collega X op vakantie is, blijven bepaalde taken altijd liggen
* Het is lastig om werk van een collega over te nemen of erbij te helpen
Als je dit herkent is de kans groot dat de benodigde kennis en vaardigheden in jouw team niet bij iedereen in voldoende mate beschikbaar zijn. Als bepaalde taken maar door 1 persoon uitgevoerd kunnen worden, levert dat problemen op wanneer die persoon onvoldoende tijd beschikbaar heeft. Er is dan immers niemand die hem/haar kan helpen en de werkzaamheden zullen niet tijdig worden uitgevoerd. Dat kan in een drukke periode zijn en uiteraard ook wanneer die persoon afwezig is. Zo sprak ik laatst iemand die liever niet op vakantie ging, omdat er daarna een bijna onoverkomelijke berg werk op zijn bordje zou liggen. Dat is natuurlijke een onwenselijke situatie.
Het is dus belangrijk dat elke teamlid de voor zijn/haar functie benodigde kennis en vaardigheden heeft en dat je hierbij als team alle belangrijke taken hebt afgedekt.
Een goed hulpmiddel om dit inzichtelijk te maken is de zogenaamde Kennis & Vaardigheden Matrix. Hierin wordt, van elk teamlid en voor elke taak/activiteit, vastgelegd wat het kennis en vaardigheden niveau is.
Stap 1: de huidige situatie in kaart brengen
Deze stap bestaat uit 2 delen. Eerst vullen we de bovenkant van de matrix met alle taken en activiteiten die we uitvoeren. Daarna gaan we een score per medewerker geven voor de huidige kennis en vaardigheden per onderwerp. De verschillende scores zijn als volgt:
Je kunt de matrix laten invullen door elke medewerker zelf (over zijn eigen kennis en vaardigheden) en door de manager of teamleider. Vervolgens kun je het gesprek aangaan over de plekken waar verschillen zitten. Let hierbij op dat het vaak om het relatieve verschil gaat tussen medewerkers, daarom kun je hem pas goed invullen als je de data van de hele afdeling hebt. De mening van de leidinggevende is hierin ook doorslaggevend, omdat hij/zij het totaal van de afdeling kan overzien.
Stap 2: de knelpunten identificeren
Met een knelpunt bedoelen we in dit geval: elke taak/activiteit waarvoor je te weinig mensen hebt met minimaal uitgebreide kennis en vaardigheden (= 3 groene vlakken). Het aantal mensen hangt af van de hoeveelheid werk. Wij hanteren als stelregel dat je voor elke taak/activiteit minimaal 3 personen wilt hebben. Voor taken waarvoor je meer werk hebt dan voor 3 personen haalbaar is, wil je uiteraard meer goed gekwalificeerde personen hebben.
Stap 3: de knelpunten oplossen
Een knelpunt los je op door voor die taak/activiteit mensen te laten groeien in kennis en vaardigheden. Dat kan op heel veel manieren, bijvoorbeeld met behulp van een training, door te oefenen en/of door extra begeleiding.
Welke mensen zich op welke taken gaan ontwikkelen kun je het team zelf laten bepalen. Door het inzicht in de knelpunten kunnen medewerkers hier vaak prima zelf een voorstel voor doen.
De gewenste groei geven we per onderwerp aan door witte hokjes geel te maken van de medewerker(s) die hiermee aan de slag gaat/gaan. Als het goed is krijg je dan een matrix waarin voldoende medewerkers voor alle taken gepland staan.
Stap 4: de overige medewerkers laten groeien
Wanneer je voor alle onderbemande taken een plan hebt gemaakt, zijn er waarschijnlijk nog wel medewerkers die nog geen groeiplannen (= gele hokjes) hebben. Laat hen ook aangeven op welke onderwerpen zij zich willen ontwikkelen en neem ook deze gele hokjes op in de matrix. Veel mensen vinden het fijn om op meerdere taken inzetbaar te zijn, dat verhoogt hun werkplezier.
Medewerkers die ergens in uitblinken kun je goed inzetten om kennis en vaardigheden over te dragen. Door medewerkers gericht aan elkaar te koppelen kan vaak in korte tijd veel vooruitgang worden geboekt.
Let er op dat je niet te veel leerpunten per persoon opneemt (richtlijn: max. 4 gele hokjes) en dat je maximaal een half jaar in de toekomst plant. Dat betekent dus ook dat je minimaal 2x per jaar de matrix herijkt.
Hieronder een uitgewerkt voorbeeld van een (fictief) klein garagebedrijf:
Als jij ervaring hebt met de Kennis & Vaardigheden Matrix, dan horen we daar heel graag hoe dat is gegaan en wat je eraan hebt gehad!
Waarom Lean noodzakelijk is voor Vitaliteit
Het is een term die ik steeds vaker tegenkom op LinkedIn en in werk-gerelateerde blogs en artikelen: Vitaliteit. Vitaliteit betekent levenskracht of energiek en draait om een gezonde geestelijke en lichamelijke gesteldheid van de mens.
In heel veel organisaties lopen programma’s om de vitaliteit van de medewerkers te vergroten. In deze programma’s is vaak veel aandacht voor een gezonde levensstijl. Daarbij horen o.a. voldoende bewegen, goed slapen, verstandig eten en mindfulness. Wanneer je hier bewust aan werkt, zul je je vitaliteit vergroten. Een mooi streven en heel erg fijn dat veel organisaties hier aandacht aan geven!
Er is 1 onderwerp dat ik niet vaak tegenkom in vitaliteits-programma’s en waarvan ik denk dat het enorm belangrijk is en dat is het volgende: het verminderen van werkdruk en het voorkomen van werk-gerelateerde stress. Stress ontstaat vaak wanneer de medewerkers niet in staat zijn om hun werk goed te doen, waardoor ze hun klanten of collega’s niet goed kunnen helpen. Medewerkers proberen dit te ondervangen door hard(er) te werken en door over te werken. En daardoor stijgt de werkdruk en ervaren ze stress. En dat heeft een negatieve invloed op hun vitaliteit.
Kijk maar naar jezelf: wanneer je uitgeput en opgebrand uit je werk thuis komt, ben je eerder geneigd om op de bank neer te ploffen. Als je werk jou (te) veel energie kost, zal het zwaarder worden om goed te bewegen, gezond te gaan koken en zal je ook meer moeite hebben om te ontspannen en lekker te slapen.
En dat is de reden dat ik een lans wil breken voor het integreren van Lean in vitaliteits-programma’s. Met Lean streven wij naar “slimmer werken in plaats van harder werken”. Door goed te bedenken welke activiteiten waardevol zijn voor de klant en/of de organisatie en door alle andere activiteiten (verspilling!) zoveel mogelijk te elimineren zorgen we ervoor dat medewerkers hetzelfde werk met minder inspanning kunnen doen. Hierdoor worden klanten beter en sneller geholpen én het leidt tot een verhoging van de medewerkerstevredenheid. Medewerkers worden er namelijk blij van als ze hun klanten goed van dienst kunnen zijn.
Door het toepassen van Lean zullen medewerkers een lagere werkdruk ervaren en zal de stress afnemen. Dit levert een enorme bijdrage aan de vitaliteit van medewerkers. En vitale medewerkers vormen met elkaar vitale organisaties!
Wil je meer weten over Lean? Dan kan ik je onze gratis Lean Kennismaking van harte aanbevelen. Een leerzame en leuke middag waarbij je, geheel vrijblijvend, kunt kennismaken met ons en met Lean. De eerstvolgende Lean Kennismaking sessies staan gepland op woensdag 24 april in Alkmaar, woensdag 8 mei in Amsterdam en vrijdag 28 juni, ook in Amsterdam. Voor meer info klik je hier. Als je je wilt aanmelden, dan kan dat hier. Je bent van harte welkom!
Lean of Agile/Scrum in je organisatie? Je hoeft niet te kiezen, ze werken uitstekend samen!
“Wij werkten vroeger Lean, maar doen tegenwoordig alleen Agile/Scrum” zei laatst iemand tegen me toen ik vertelde hoe ik organisaties help. Ik was meteen benieuwd naar zijn ervaringen en bevindingen en een leuk en goed gesprek was het gevolg.
Ook tijdens trainingen krijg ik vaak de vraag of een organisatie nou voor Lean of Agile/Scrum moet kiezen en of de 2 methodes ook naast elkaar gebruikt kunnen worden en hoe dan?
Zowel Agile/Scrum als Lean zijn 2 methodes die veelvuldig worden gebruikt binnen allerlei soorten organisaties. En dat is een heel goede ontwikkeling omdat beide methodes bewezen hebben tot betere resultaten te leiden en voor meer tevreden klanten en medewerkers te zorgen. De grote vraag is alleen: wanneer gebruik ik nou wat?
Om die vraag goed te kunnen beantwoorden zal ik kort uitleggen wat beide methodes precies inhouden en wat de verschillen en overeenkomsten zijn.
Lean: Klantwens centraal en dagelijks verbeteren
Lean is een filosofie waarbij het creëren van waarde voor de klant centraal staat en iedereen in de organisatie gericht is op continu verbeteren. Het doel van Lean is het creëren van maximale waarde voor de klant op de meest effectieve en efficiënte wijze.
Lean is meer dan de tools alleen. Het gebruik van een paar tools betekent niet automatisch dat je volgens de Lean principes werkt. Lean draait om continu verbeteren en dat kan alleen als het onderdeel wordt van je dagelijks werk en van de bedrijfscultuur.
Agile/Scrum: Continu inspelen op veranderende klantvraag
Agile betekent “lenig” en is er op gericht flexibel om te gaan met veranderingen. Agile gaat ervan uit dat de omstandigheden waarbinnen we werken (organisatie, medewerkers, klantwens etc.) constant wijzigen en de Agile aanpak is ontworpen om hier effectief mee om te gaan.
Agile wordt veel toegepast binnen softwareontwikkeling en inmiddels ook veel buiten ICT-omgevingen. De principes van Agile zijn volledig in lijn met de Lean-filosofie.
Er zijn verschillende Agile methoden en technieken. De bekendste is Scrum. Scrum is een manier om, in teams met alle benodigde vaardigheden, software of andere producten te ontwikkelen in korte sprints van 1 tot 4 weken. Na elke sprint wordt steeds werkende software of een werkend product opgeleverd. De klant heeft dus al heel snel de beschikking over een deel van het product, waarna er elke 4 weken nieuwe functionaliteit aan wordt toegevoegd. De klant geeft feedback na elke sprint en dat zorgt ervoor dat je continu kunt bijsturen op basis van de klantwens. Dit is een zeer groot voordeel van Scrum.
Lean en Agile/Scrum zijn gebaseerd op dezelfde principes
De 2 methodes hebben erg veel gemeen en zijn ook gebaseerd op vergelijkbare uitgangspunten. Dit zorgt ervoor dat ze ook heel goed samen te gebruiken zijn. Beide methodes werken op basis van klantwens, de klant staat altijd centraal! Medewerkers leren dagelijks door evaluaties en feedback. Binnen Scrum noemen we dit de Daily Scrum en binnen Lean heet het de Dagstart. Beide hebben hetzelfde doel. Zowel bij Agile/Scrum als Lean wordt dagelijks gekeken naar de klantvraag en op basis daarvan worden producten/diensten en werkwijzen verbeterd.
Lean geschikt voor je dagelijkse werk, Agile/Scrum ideaal voor projecten
Scrum en Agile zijn erg goed toepasbaar om projecten uit te voeren. Voor elk project waarin je samen iets ontwikkelt en de klantwens niet in beton is gegoten adviseer ik organisaties Agile/Scrum te gebruiken. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van nieuwe software, een nieuw type verzekering, een nieuwe variant van je product etc.
Lean is meer geschikt om de dagelijkse gang van zaken optimaal in te richten en te besturen. Als je op een afdeling zit die bijvoorbeeld polissen accepteert, producten monteert of financiële zaken afhandelt is Lean dé methode om te gebruiken.
Op deze manier versterken Agile/Scrum en Lean elkaar en kun je als organisatie zowel in je dagelijkse operationele werk als in projecten succesvol zijn!
Omdat beide methodes zo waardevol zijn en elkaar mooi aanvullen, verzorgen wij ook voor zowel Lean als Scrum opleidingen.
Werk jij vooral in projecten, dan is onze 1-daagse Scrum training perfect voor jou. Klik hier voor meer informatie.
Werk je in een operationeel team, of heb je een lijnfunctie, dan is Lean ideaal voor jou. Klik hier voor meer informatie.
Ik ben ook heel benieuwd naar jouw ervaringen met deze methodes en hoe ze in jouw organisatie (samen?) worden gebruikt.
Lean2Succes
