Continu verbeteren makkelijker maken

In ons dagelijks werk komen wij bij allerlei bedrijven over de vloer. Zij vragen ons om hen te ondersteunen bij het opgang krijgen en borgen van continu verbeteren. Op de een of andere manier lukt het hen nog niet om de medewerkers goed te stimuleren, om blijvend te verbeteren. Gevolg is dat men terugvalt in het ‘oude’ gedrag. Wij zien een aantal oorzaken terugkomen. In deze en de komende blogs, leggen wij uit welke oorzaken wij in onze praktijk hebben gezien en wat jij kunt doen om deze aan te pakken.

Het team is er niet aan toe

Het komt regelmatig voor dat het team er gewoon nog niet aan toe is. Dat is waarneembaar doordat de samenwerking niet of lastig tot stand komt binnen het team. Er wordt wel gepraat over elkaar (en andere teams), maar niet met elkaar. Feedback wordt dan nog niet aan elkaar gegeven. Een voorwaarde om continu te kunnen verbeteren. Wat wij sowieso doen in dit soort situaties is het team bij elkaar halen en de tijd nemen om met elkaar te reflecteren op hoe het nu gaat.

Ontevredenheid overheerst, benoem het

Ook zien wij dat er grote ontevredenheid in het team heerst over gebeurtenissen uit het (recente) verleden. Dat is dan zo aanwezig dat het de samenwerking totaal onmogelijk maakt. Samen vooruitkijken en bouwen is dan niet op het vizier van de mensen en continu verbeteren al helemaal niet. Organiseer een moment om dit met elkaar te benoemen, te ventileren en om de emotie te (h)erkennen. Om dan samen te bepalen wat er nodig is om weer vooruit te kijken en dit in de toekomst te voorkomen. Daarna samen wat eten en/of drinken, draagt zeker bij!

Stel samen teamafspraken op, houdt ze zichtbaar

Als je samenwerkt met elkaar is het handig om van elkaar te weten wat je wel of niet prettig vindt of nodig hebt in de samenwerking. Elk team heeft zijn eigen regels en ook zijn eigen cultuur. Vaak zijn deze niet uitgesproken of zichtbaar gemaakt. En ook is er niet gekeken naar wat er nodig is in de samenwerking om continu te verbeteren. Maak dan dus tijd en ruimte om samen afspraken te maken over de samenwerking. Heel belangrijk is om deze dan zichtbaar te maken en te houden in het team, op de afdeling, tijdens overleggen. Dat is jullie set van afspraken om elkaar ook feedback op te geven en samen beter te worden.

Reflecteer op de teamafspraken

Dan heb je de set van afspraken over samenwerking, maar ja, dan moet je er ook echt wat mee doen. Wij zien soms dat de afspraken wel worden gemaakt en dat men er vervolgens niets meer mee doet. Ze zijn zichtbaar in de overleggen, maar of iedereen er zich aan houdt… De oplossing hier is om momenten in te bouwen waarop je als team de tijd neemt om te reflecteren op de afspraken. Je kunt dit doen door iemand te vragen om tijdens een overleg hierop te letten (observeren) en dit in het reflectie moment na het overleg terug te geven. Je kunt als voorzitter van een overleg hier zelf op sturen met de afspraken bij de hand. Zo kom je samen op nieuwe manieren om een volgend stapje te zetten.

Lees in mijn volgende blog hoe doelen je kunnen helpen bij continu verbeteren!

Ed Slatman
Lean Trainer & Consultant bij Lean2Succes