Als je het over Lean hebt, denken veel mensen aan het in kaart brengen en verbeteren van processen.
Een proces verbeteren, of Value Stream Mapping zoals dat binnen Lean heet, kan enorme verbeteringen teweegbrengen. De vraag is: Hoe analyseer en verbeter je nou zelf een proces?
Hieronder een eenvoudig stappenplan met praktische tips waarmee iedereen een proces in kaart kan brengen en kan verbeteren.
1. Bereid de workshop goed voor
Stel vooraf vast welke rollen en afdelingen allemaal in het proces betrokken zijn. Nodig van elke rol/afdeling 1 persoon uit. Met een beetje geluk heb je dan een groep van 3 tot 10 personen, ideaal. Plan niet meer dan 2,5 uur in voor de workshop. Als je meer tijd nodig hebt ga je op een ander moment verder.
Bedenk of je het proces met post-its op brown-paper in kaart gaat brengen, of dat je het digitaal doet. Let er dan wel op dat je digitale tool geschikt is voor workshops en niet alleen om het proces te documenteren. MIRO is bijvoorbeeld een handige tool om te gebruiken.
Begeleid de workshop met zijn tweeën, dus zoek er een collega facilitator bij. Die persoon schrijft en plakt de post-its, of werkt het proces direct op het scherm bij. Zo heb jij alle aandacht voor de deelnemers.
Hang nog even een parkeerflip op: Hierop zet je alles wat niet relevant is voor je workshop, maar wat mensen toch graag benoemd willen hebben.
En de workshop kan beginnen…
2. Leg helder uit wat je gaat doen en waarom
Medewerkers hebben vaak geen idee wat ze gaan doen tijdens deze workshop en zijn soms zelfs bang dat jij ze gaat vertellen hoe ze hun werk moeten doen. Geef daarom bij de start van de workshop (en misschien ook al in de uitnodiging) aan dat jullie samen hun werk leuker en makkelijker gaan maken. Ze gaan zelf bepalen hoe, jij helpt ze daarbij.
3. Breng het proces in kaart
Je brengt allereerst de huidige manier van werken in kaart. Dit is waarschijnlijk veel werk.
Zorg ervoor dat iedereen voldoende spreektijd krijgt. Luister goed, vat samen en leg vast.
Pas op dat je niets invult voor de deelnemers. En pas ook op dat collega’s het niet voor elkaar gaan invullen. Je bent op zoek naar de werkelijke manier van werken, en de enige die je dat kan vertellen is de persoon die het werk ook echt doet. Vraag ook goed door naar alle knelpunten en noteer deze in het proces.
Alle verbeterideeën die genoemd worden kun je op een aparte flip noteren. Op die manier worden ze niet vergeten en leiden ze niet af van het in kaart brengen van de huidige situatie. Die ideeën heb je misschien in je volgende workshop weer nodig.
De volgorde waarin je de informatie tijdens de workshop uitvraagt is erg relevant en bepalend voor het succes. Hoe je dit exact doet leer je tijdens de Lean Yellow Belt training. Daarin ga je hier een dagdeel mee aan de slag en leer je precies hoe dit allemaal te doen.
4. Ontwerp samen een nieuw proces
Het proces verbeteren doe je in een aparte workshop. Je hangt de huidige situatie op, en een nieuw leeg vel voor het nieuwe proces. Daarnaast hang je een actielijst op. Op deze lijst komen alle acties die nodig zijn om van huidig naar nieuw te komen.
Op basis van de huidige situatie zie je al enorm veel knelpunten: voorraden, wachttijden, onnodig lange bewerkingstijden etc. Daarnaast hebben de deelnemers tijdens de vorige workshop ook al allerlei extra knelpunten en irritaties genoemd. Kijk of je al deze knelpunten kunt wegnemen. Je tekent nu het nieuwe proces zonder de knelpunten, en schrijft direct op de actielijst een actie op die nodig is om dat te realiseren.
Let op dat je geen acties bedenkt die niet binnen 4 weken uitgevoerd kunnen worden door één van de deelnemers. Dus geen IT-wijzigingen, geen mensen verplaatsen of andere zaken waarvoor managementgoedkeuring nodig is. Eenvoudige verbeteringen dus. Je zult zien dat je hier een enorme slag mee kunt slaan en er veel voldoening uithaalt.
Zo heb je aan het eind van je workshop een nieuw procesontwerp, met minder knelpunten, een kortere doorlooptijd en een lagere bewerkingstijd. En je hebt een lijst met acties die uitgevoerd moeten worden om tot het nieuwe proces te komen.
5. Voer de wijzigingen op korte termijn door
Je kunt elke week een overlegje van 15 minuten plannen om de voortgang op de acties te bespreken.
Na 4 weken is het nieuwe proces gerealiseerd, door de deelnemers zelf. Met als gevolg dat je klanten sneller en beter geholpen worden en medewerkers minder werkdruk hebben.
Met behulp van deze tips ga je een heel eind komen. Mocht je nou nog meer tips en tricks willen leren, en uitgebreid willen oefenen? Schrijf je dan in voor de Lean Yellow Belt training!
Succes met verbeteren!
