Alweer 20 jaar geleden startte ik met mijn eerste echte fulltimebaan. Al snel kreeg ik interesse voor de manier waarop mensen hun werk doen. Veel mensen deden maar wat en lang niet altijd op de handigste manier…vond ik. Uiteindelijk werd het mijn werk om te bedenken hoe andere mensen moesten werken.
Ik ging mensen vertellen hoe ze hun werk moesten doen en ik mocht er ook voor gaan zorgen dat ze het op mijn manier bleven doen. Volledig kansloos, bleek als snel….
Niemand zat te wachten op een wijsneus die wel even kwam vertellen hoe ze moesten werken. Die het vanaf de zijlijn allemaal beter dacht te weten. Het was niet de functie waarin ik veel vrienden heb gemaakt.
Na jaren ploeteren kwam ik in aanraking met de Lean filosofie. Daar leerde ik dat mensen over het algemeen zelf het beste weten hoe ze hun werk moeten doen. Je kunt ze helpen om over hun werk na te denken, maar zonder het denken van ze over te nemen.
Dat was nogal een kantelpunt voor me. Vanaf toen heb ik het anders aangepakt en dat is hoe ik het nog steeds doe. En wat nog steeds heel goed werkt.
Geef mensen inzicht
Veel mensen zijn zo druk met hun werk dat ze geen tijd hebben om er eens van een afstandje naar te kijken. Als je mensen inzicht geeft in wat ze de hele dag doen, kunnen ze erover nadenken en zien ze vanzelf de dingen die makkelijker kunnen.
Teken eens samen uit wat er allemaal gedaan wordt en wie er bijvoorbeeld allemaal aan een aanvraag werken. Maak zichtbaar hoelang het allemaal duurt en hoeveel achterstanden er zijn. De onhandige en onwenselijke stappen worden dan vanzelf bespreekbaar.
Inventariseer knelpunten
Ga daarna eens een uurtje met het team zitten om alle knelpunten op te schrijven. Je zult zien dat het al snel een enorme lijst wordt, en dat is mooi. Dat zijn allemaal kansen om de kwaliteit te verhogen, de werkdruk en de kosten te verlagen en je klanten en medewerkers blijer te maken.
Dit verbeteruurtje kun je gewoon maandelijks inplannen.
Verbeter stap voor stap
Je hebt nu allerlei input om het werk makkelijker, beter en leuker te maken. Soms heb je zelfs zoveel input dat je geen idee hebt waar te beginnen. Dan is het belangrijk om goed te prioriteren. Pak de punten die het makkelijkst te veranderen zijn en het meest opleveren als eerst op. En nog belangrijker, pak ze één voor één op. Zorg dat je focus houdt en eerst één verbetering doorvoert, voordat je aan de volgende begint. Zo houd je overzicht en blijf je snel achter elkaar resultaten bereiken.
Maak resultaat zichtbaar
Ik ben eens bij een organisatie geweest waar een lang stuk papier aan de muur hing en zelfs nog 2 meter op de grond lag. Het trok meteen de aandacht, dus heb ik direct aan iemand gevraagd wat het was. Het bleek een lijst met alle verbeteringen (en dus successen) die ze het afgelopen jaar hadden gerealiseerd. Elke keer als ze weer een A4tje vol hebben, printen ze die uit en plakken het eronder.
Ze krijgen erg veel reacties op de lijst en zijn er ongelooflijk trots op. Dat motiveert enorm!
Je zult zien dat je op een eenvoudige manier veel kunt verbeteren. Medewerkers en klanten worden hier blij van. Je moet er alleen tijd voor maken, vragen stellen en je collega’s de oplossingen laten bedenken.
Hoe ga jij je collega’s aan het denken zetten? En welke verbeteringen gaan jullie samen doorvoeren?
