Lean werkt!

In onze blogs bespreken we vaak een stukje theorie, waarvan we hopen dat jij jezelf erin herkent en er iets mee kunt doen. Vandaag willen we graag een aantal positieve ervaringen delen en laten zien dat Lean werkt; met als doel om jou te inspireren.

Ik ga een aantal voorbeelden beschrijven van verbeteringen in verschillende branches, waar wij een bijdrage aan hebben geleverd met behulp van Lean tools en vooral de Lean uitgangspunten: denken in klantwaarde en continu verbeteren.

Boehringer Ingelheim (lopende band)

Brecht Vermeulen, een deelnemer aan onze Lean Yellow Belt training, is op zijn werk verantwoordelijk, voor een lopende band die medicijnen verpakt in doosjes. Die lopende band heeft een capaciteit X en die capaciteit wordt bepaald door:
• de snelheid van de lopende band
• de tijd dat de lopende band in bedrijf is
De snelheid kan niet worden verhoogd, maar de tijd dat de lopende band in bedrijf is wel. Als huiswerk, tijdens de training, heeft Brecht onderzocht of de capaciteit verhoogd kan worden, omdat daar vraag naar is vanuit de klanten.

De machine staat regelmatig stil: als er van soort medicijn en verpakking gewijzigd moet worden, dan moet de lopende band “omgesteld” worden. Die omstelmomenten zijn gebruikelijk in productie-omgevingen en kunnen vaak worden verbeterd. In onze trainingen behandelen we hiervoor een methode: SMED. Door die methode toe te passen en na te denken over hoe er slimmer omgesteld kan worden, heeft Brecht, in samenwerking met de medewerkers aan de lopende band, de capaciteit van de lopende band met 15% (!) weten te verhogen. Een bijzondere prestatie, zeker als je bedenkt dat er niet harder gewerkt wordt en ook niet met meer mensen! Klanten kunnen nu sneller geholpen worden én de medewerkers zijn meer betrokken!

Kinderdagverblijf (declaraties, administratief proces)

Bij de backoffice van een grote kinderdagverblijf-organisatie hebben we het declaratieproces geanalyseerd. Medewerkers van de verschillende betrokken afdelingen hebben, met behulp van brown-paper en post-its, hun activiteiten in kaart gebracht, waarna een goed beeld ontstond van het totale proces én van de verbetermogelijkheden. Het proces van declareren was complex, tijdrovend en frustreerde veel medewerkers.
Met 10 eenvoudige veranderingen, die door de medewerkers zelf werden doorgevoerd, hebben we het proces enorm verbeterd. In totaal hebben we ervoor gezorgd dat er per jaar 3000 uur minder wordt besteed aan interne declaraties. Daarnaast kunnen medewerkers vanaf nu met een eenvoudig en prettig proces hun declaraties indienen en afhandelen, en worden declaraties tijdig uitbetaald. Iedereen blij!

DSW Rijswijk (productielijn)

Bij DSW Rijswijk, een Sociale Werkvoorziening, heeft al het personeel onze 3-daagse Lean Yellow Belt training gevolgd en ook daar is iedereen met huiswerk aan de slag gegaan.
Een mooi voorbeeld van een verbetering die hieruit is voortgekomen betreft het inpakken van 15.000 doosjes voor een televisieprovider.
Een compleet setje bestond uit
• een doosje, dat gevouwen moest worden
• een inlegkarton
• twee stekkers
• een kabel
• een folder
Iedere medewerker verricht een deel van de benodigde handelingen in een lopende-band-opstelling.
Naar aanleiding van de Lean Yellow Belt training heeft men de productielijn opnieuw ingericht. Na de aanpassingen heeft men ons gevraagd om aanwijzingen om het proces te optimaliseren. Met een paar kleine aanpassingen was er sprake van een optimaal proces.
De klus was volgens de oude werkwijze opgenomen in de planning. Deze planning werd ruimschoots gehaald, doordat de bewerkingstijd per doosje was verminderd. Het laatste doosje werd vijf dagen vóór de geplande einddatum al ingepakt en de medewerkers konden daardoor eerder voor een andere opdrachtgever aan het werk.
De medewerkers hebben hun werk met zichtbaar plezier uitgevoerd, de provider was zeer tevreden en DSW Rijswijk heeft zo gemerkt dat met toepassing van de theorie uit de Yellow Belt training van Lean2Succes concrete resultaten worden geboekt.

Hypotheekafdeling (administratief proces)

Op een hypotheekafdeling komen de dossiers meestal gefaseerd binnen: eerst komt het aanvraagformulier met de bijbehorende offerte en later volgen vaak nog een werkgeversverklaring, een loonstrook, een rekeningafschrift met bijschrijving salaris, een kopie van het identiteitsbewijs, een getekende koopovereenkomst, een taxatierapport, etc.

Op de betreffende hypotheekafdeling werd, elke keer dat een document binnenkwam, het dossier gepakt en bekeken en in meer of mindere mate beoordeeld. Vaak was het nog niet compleet en werd er een brief gestuurd, waarin om de ontbrekende stukken werd gevraagd. Ook werd er een notitie in het dossier gemaakt van de beoordeling tot dan toe. Er werd veel (beoordelings-)werk dubbel uitgevoerd en ook vaak nog door verschillende medewerkers. Samen met de medewerkers zijn we gaan kijken of we dat konden verbeteren en dat bleek heel goed mogelijk. We hebben de volgorde gewijzigd: elke keer als er een document binnenkwam werd er alleen gecontroleerd op volledigheid van het dossier. Als het dossier nog niet volledig was werd er, door een administratief medewerker, een brief gestuurd met een opsomming van de ontbrekende stukken. Er werd nog niks inhoudelijk beoordeeld. Zodra het dossier wél compleet was, werd het in 1 keer, door 1 medewerker, beoordeeld. Dit scheelde enorm veel tijd: de totale bewerkingstijd van het accepteren van een hypotheek hebben we met 1/3e terug weten te dringen. Daarnaast nam de kwaliteit toe, omdat het hele dossier door 1 persoon werd beoordeeld én de medewerkerstevredenheid steeg, omdat het werk interessanter werd. De capaciteit werd hierdoor met 50% vergroot en dat was erg fijn, want het bedrijf wilde het aantal hypotheken graag verdubbelen.

Uiteraard realiseren we ons dat Lean geen tovermiddel is. Aan de andere kant is de Lean filosofie bijna overal toe te passen. Als je tenminste op zoek bent naar meer blije klanten en medewerkers!

Reacties

Wij zijn heel benieuwd naar jouw ervaringen met Lean en we zouden het erg leuk vinden als je op deze blog wilt reageren. Ook tips en aanvullingen zijn van harte welkom!

In onze 2-maandelijkse nieuwsbrief staan inspirerende blogs, handige Lean tips en nieuwtjes over Lean2Succes. Als je je wilt inschrijven voor onze nieuwsbrief, klik dan hier: Inschrijven Nieuwsbrief