De Lean resultaten van onze cursisten
“Wat kan ik straks met mijn Lean certificaat?” is een veel gehoorde vraag. Hieronder beschrijven wij enkele voorbeelden. Dit zijn voorbeelden die onze (oud) cursisten hebben behaald. Soms na training van één persoon en soms van grotere groepen binnen één bedrijf. Je zal merken dat veel voordelen behaald zijn op het gebied van doorlooptijd, klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid.
Afdeling financiën – Betalen van facturen
Bij de financiële afdeling van een organisatie met ongeveer 3000 personen betalen ze maandelijks vele facturen. Deze facturen werden vaak te laat betaald en doorliepen een bewerkelijk proces. Doordat de facturen laat betaald werden, ontving de afdeling vele telefoontjes van leveranciers over de status van hun factuur.
Dit proces hebben we in kaart gebracht en met het team geoptimaliseerd. Gevolg was dat de doorlooptijd van het proces met 43% omlaag ging, waardoor de facturen tijdig werden betaald. Extra voordeel was dat de financiële afdeling meer dan 2500 uur per jaar minder werk had.
Dit alles door eenvoudige verbeteringen die de medewerkers zelf binnen 4 weken hebben kunnen doorvoeren, zonder verdere investeringen.
Kinderdagverblijf – Declaratieproces
Bij de backoffice van een grote kinderdagverblijf-organisatie hebben we het declaratieproces geanalyseerd. Medewerkers van de verschillende betrokken afdelingen hebben, met behulp van brown paper en post-its, hun activiteiten in kaart gebracht, waarna een goed beeld ontstond van het totale proces én van de verbetermogelijkheden. Het proces van declareren was complex, tijdrovend en frustreerde veel medewerkers. Met 10 eenvoudige veranderingen, die door de medewerkers zelf werden doorgevoerd, hebben we het proces enorm verbeterd. In totaal hebben we ervoor gezorgd dat er per jaar 3000 uur minder wordt besteed aan interne declaraties. Daarnaast kunnen medewerkers vanaf nu met een eenvoudig en prettig proces hun declaraties indienen en afhandelen, en worden declaraties tijdig uitbetaald. Iedereen blij!
Geestelijke gezondheidszorg – Registratie klantverzoeken
Bij een organisatie in de geestelijke gezondheidszorg werden klantverzoeken geregistreerd in een systeem. Deze registratie werd eerst handmatig gedaan, toen gescand en vervolgens overgetypt. Door dit proces zo te veranderen dat alles direct op de juiste plaats werd ingevoerd kon 1800 uur per jaar aan werktijd worden bespaard.
Dit soort werkwijzen komen wij in veel organisatie tegen. Je zou denken dat dit nergens gebeurt en dat medewerkers dit zelf wel door hebben. Dat blijkt vaak niet het geval. Mensen hebben niet het overzicht om deze overbodige handelingen te zien. Wij geven ze inzicht in het totale proces en door dit inzicht komen ze zelf met de verbeteringen.
Verzekeraar – Acceptatie van hypotheken
Op een hypotheekafdeling komen de dossiers meestal gefaseerd binnen: eerst komt het aanvraagformulier met de bijbehorende offerte en later volgen vaak nog een werkgeversverklaring, een loonstrook, een rekeningafschrift met bijschrijving salaris, een kopie van het identiteitsbewijs, een getekende koopovereenkomst, een taxatierapport, etc. Op de betreffende hypotheekafdeling werd, elke keer dat een document binnenkwam, het dossier gepakt en bekeken en in meer of mindere mate beoordeeld. Vaak was het nog niet compleet en werd er een brief gestuurd, waarin om de ontbrekende stukken werd gevraagd. Ook werd er een notitie in het dossier gemaakt van de beoordeling tot dan toe.
Er werd veel (beoordelings-)werk dubbel uitgevoerd en ook vaak nog door verschillende medewerkers. Samen met de medewerkers zijn we gaan kijken of we dat konden verbeteren en dat bleek heel goed mogelijk. We hebben de volgorde gewijzigd: elke keer als er een document binnenkwam werd er alleen gecontroleerd op volledigheid van het dossier. Als het dossier nog niet volledig was werd er, door een administratief medewerker, een brief gestuurd met een opsomming van de ontbrekende stukken. Er werd nog niks inhoudelijk beoordeeld. Zodra het dossier wél compleet was, werd het in 1 keer, door 1 medewerker, beoordeeld. Dit scheelde enorm veel tijd: de totale bewerkingstijd van het accepteren van een hypotheek hebben we met 1/3e terug weten te dringen. Daarnaast nam de kwaliteit toe, omdat het hele dossier door 1 persoon werd beoordeeld én de medewerkerstevredenheid steeg, omdat het werk interessanter werd. De capaciteit werd hierdoor met 50% vergroot en dat was erg fijn, want het bedrijf wilde het aantal hypotheken graag verdubbelen.
Magazijn – Order Picking
Veel organisaties (met name productie) hebben grote magazijnen. De indeling van deze magazijnen heeft veel invloed op de efficiency van het werk. Zo hebben we bij een grote leverancier van kantoorartikelen de looplijnen in het magazijn in kaart gebracht. Op basis hiervan werd zichtbaar dat veel van de meest-gebruikte-artikelen achterin het magazijn lagen. Door het magazijn opnieuw in te delen konden de medewerkers van de magazijnafdeling 1560 km per jaar besparen. Dit scheelde heel veel tijd en ergernis. In de vrijgekomen tijd konden de medewerkers veel nuttiger werk doen.
HR afdeling – Indiensttreding nieuwe medewerker
De HR-afdeling van een grote Nederlandse organisatie had 74 dagen nodig (doorlooptijd) om een nieuwe medewerker aan te nemen. In het proces zaten allerlei goedkeuringsstappen, wachtmomenten en andere overbodige handelingen. Door deze met het team te bespreken en met eenvoudig verbeteringen weg te nemen, konden nieuwe medewerkers daarna in 28 dagen worden aangenomen. Daarnaast was daar 1250 uur minder werk per jaar voor nodig.
Neem contact met ons op
