Verbeter de samenwerking in 3 eenvoudige stappen
Het stormachtige weer van de laatste tijd was mijn schutting helaas fataal geworden. Hij lag plat op de grond waardoor ik de buren de hele dag in de gaten kon houden. Omdat dat andersom ook zo was, ging ik toch op zoek naar een nieuwe schutting. Uitgebreid online onderzoek gedaan en uiteindelijk een mooie schutting gevonden. Ik had alleen nog een paar vragen, dus mail ik met het mailadres dat ik op de website vond. Een info@… mailadres.
Er kwam al snel een reactie maar het antwoord dat ene Inge mij stuurde was me niet helemaal duidelijk. Dus stuurde ik een mail terug voor verduidelijking. Nu beef een reactie uit. Ik mail opnieuw, weer geen reactie. Vreemd, dan maar even bellen. Een vriendelijke vrouw neemt op. Ik stel mijn vraag en geef aan dat ik ook al 2x heb gemaild en geen antwoord heb gekregen. Er wordt even gezocht naar mijn mails, en ze zijn snel gevonden…”Ja meneer, Inge werkt hier inmiddels niet meer, dus logisch dat u geen antwoord meer krijgt”. Logisch? denk ik nog.
Het is dus niet vanzelfsprekend dat als je in een team samen een mailbox bijhoudt, je ook de mails beantwoordt van collega’s die er niet meer werken. Wat zegt dat over de samenwerking?
Iedereen zal beamen dat samenwerking heel belangrijk is in een organisatie. Toch is het dus niet vanzelfsprekend dat dit gebeurt. Soms kun je met hele kleine aanpassingen de samenwerking enorm verbeteren! Wel zo prettig voor jezelf en voor jouw klant! Maar hoe doe je dat 1,2,3?
1. Stel geen persoonlijke doelen, maar teamdoelen
Als je iedereen in je team een eigen doel meegeeft, wordt samenwerking niet vanzelfsprekend. Iedereen zal zich dan gemakkelijk op zijn of haar eigen doelen gaan richten en de kans dat het teambelang en het klantbelang uit het oog wordt verloren, is reëel. Een voorbeeld van een salesafdeling. Elke medewerker heeft zijn eigen target. Bijvoorbeeld €100.000 aan omzet binnenhalen. Als iemand hulp nodig heeft, omdat die het doel niet lijkt te gaan halen, zullen collega’s minder snel geneigd zijn te helpen. Ze willen natuurlijk eerst hun eigen doelen en bijbehorende bonus veiligstellen, dat is logisch.
Stel nou dat je een team van 5 salestijgers samen één doel geeft: € 500.000 omzet binnenhalen. Dan zullen ze gaan samenwerken, elkaar gaan helpen. Tips en goede ideeën uitwisselen en elkaar aanspreken als iemand de kantjes eraf loopt. Met een gezamenlijk doel creëer je totaal ander gedrag binnen een team. En dat heeft veel invloed op de samenwerking.
2. Zorg ervoor dat mensen elkaars werk kunnen overnemen
Ieder heeft zijn eigen vak en werk van elkaar overnemen kan lastig zijn, omdat je de vakkennis van jouw collega niet hebt. Dan kun je elkaar niet helpen als je dat wilt. Bespreek met elkaar welke werkzaamheden wel en niet door minimaal 3 mensen kunnen worden uitgevoerd. Maak vervolgens samen een plan hoe je de werkzaamheden die maar door 1 of 2 personen gedaan kunnen worden, ook aan anderen kunt leren.
Zo breid je de kennis en vaardigheden uit binnen het team. En zorg je dat collega’s samen aan verschillende doelen kunnen werken en elkaar kunnen helpen als dat nodig is. Bijkomend voordeel is dat je als organisatie minder risico loopt. Als er iemand op vakantie is en een ander wordt ziek is er altijd nog iemand die dat werk kan doen.
3. Bespreek dagelijks hoe de samenwerking verloopt
Je hebt teams nu een reden gegeven om samen te werken (doelen) en je hebt het mogelijk gemaakt (kennis en vaardigheden). Nu kun je het samenwerken bevorderen door bijvoorbeeld dagelijks te checken hoe het gaat met de teamdoelen en samen te bespreken of iemand hulp of tips kan gebruiken. En ook door van elkaar te leren en successen maar zeker ook fouten en problemen te delen. Dat kun je in een dagstart doen.
Maak ook duidelijk dat het de verantwoordelijkheid van het team is om de doelen te halen. Samen gaan ze aan de slag en als ze hulp nodig hebben zoeken ze de leidinggevende op. Zowel het werkplezier als de resultaten zullen toenemen.
Het resultaat van mijn mailen, bellen en verbazen is dat de schutting gelukkig keurig geleverd en geplaatst is. Welke stap ga jij zetten naar een betere samenwerking?
Pieter van Sligtenhorst
Lean Trainer & Consultant bij Lean2Succes
Volg ons op LinkedIn en lees al onze updates en blogs over Lean.
