Standaardisatie maakt je werk leuker!

Ben jij benieuwd hoe dat mogelijk is? Lees dan snel verder, want het is echt waar!

Heb jij dat ook weleens, dat je iets doet en dat het niet meteen goed gaat? En gebeurt je dat ook weleens met een activiteit die je al eerder hebt gedaan? Mij gebeurt dat af en toe ook nog, maar het wordt gelukkig wel steeds minder.

Vandaag overkwam het me toch weer: ik moest iets op onze website wijzigen, maar het lukte me niet direct om het goed te doen. Na wat zoeken en afstemmen met mijn collega is het me uiteindelijk wel gelukt. Het goeie nieuws is dat ik zeker weet dat het me de volgende keer in 1 keer lukt! Hoe dat kan? Ik heb de standaard (werkinstructie) over het onderhouden van onze website aangevuld met deze specifieke activiteit, waardoor ik de volgende keer de standaard kan gebruiken. Logisch, toch?

Wat is een standaard?

Een standaard is de beste manier van werken die we op dit moment kennen om een bepaalde activiteit uit te voeren.

Een standaard zorgt ervoor dat werk op een voorspelbare manier wordt uitgevoerd, en daardoor zal het resultaat constant zijn en zal de kwaliteit en snelheid hoger zijn dan wanneer je het op een andere manier doet. Die andere manier is immers per definitie minder goed dan de standaard, want anders zouden we die wel als standaard hanteren.

Een standaard is overigens beslist niet in beton gegoten. Wanneer we een mogelijke verbetering op deze standaard bedenken, dan wordt die verbetering geprobeerd, geëvalueerd en, indien succesvol, direct in de standaard opgenomen. Dit doen de medewerkers trouwens zelf! Daar kom ik later in deze blog nog op terug. Zo borg je dat iedereen de op dat moment beste manier van werken kent en hanteert.

Waarom gebruiken we vaak geen standaard?

Ik heb bij een afdeling waar hypotheken werden geaccepteerd ooit gehoord dat of jij wel of geen hypotheek krijgt, afhangt van de persoon die jouw hypotheekaanvraag beoordeelt. Volgens mij is dat voor alle partijen onwenselijk: voor zowel de klanten als de geldverstrekker.

De reden was dat de hoogopgeleide medewerkers van deze afdeling geen standaarden wilden gebruiken, want “dat zou de creativiteit uit hun werk halen”. Een excuus dat we vaak horen, zeker in kantooromgevingen. Het werk wordt er saai van. Wat mij betreft zitten er dan mensen met een te hoog opleidingsniveau: het accepteren van (de meeste) hypotheken vereist geen HBO-niveau en daar moet je dus ook geen HBO-ers op zetten. De praktijk is natuurlijk dat er heel veel werk is dat niet veel creativiteit vereist. Gelukkig kunnen we onze creativiteit prima elders kwijt, zoals bijvoorbeeld bij een toneel- of sportclub 😉

Wie maakt en onderhoudt de standaard?

Bij veel organisaties worden de standaarden onderhouden door stafafdelingen. De standaarden zijn dan “eigendom” van die stafafdeling en alleen zij mogen er wijzigingen in aanbrengen. De bedoeling hiervan is dat als je over een (paar) jaar gaat kijken hoe de mensen werken, iedereen zich exact aan de, ongewijzigde, standaard houdt. Hiermee dwingen ze dus af dat er niks verandert en daarmee zorgen ze voor stilstand.

En dat is precies waar de schoen wringt: binnen Lean streven we ernaar dat organisaties en medewerkers continu verbeteren en dat is het tegenovergestelde van stilstand.

Daarom worden in een Lean organisatie de werkinstructies onderhouden door de medewerkers zelf. Daarmee geef je medewerkers de verantwoordelijkheid over hun eigen werk én over het verbeteren daarvan. Het voordeel hiervan is dat als je over een jaar gaat kijken hoe de mensen werken, er waarschijnlijk een verbeterde manier van werken is bedacht, die ook is opgenomen in de werkinstructie. De standaard is geëvolueerd! Een ander voordeel is dat de medewerkers uitgedaagd worden om verbeteringen te verzinnen, waardoor hun werk leuker wordt.

Als je in staat wilt zijn om (continu) te verbeteren, zul je standaarden moeten hebben die je laat onderhouden door de medewerkers zelf.

Waarom wordt het werk leuker?

Standaarden zorgen ervoor dat:
• Iedereen de routinematige werkzaamheden zo snel en goed mogelijk kan uitvoeren, waardoor er meer tijd is voor de niet routinematige (en leukere!) werkzaamheden.
• De medewerkers de verantwoordelijkheid voor hun eigen werk krijgen
• De kwaliteit verbetert
• De klanttevredenheid stijgt
• De medewerkerstevredenheid stijgt

Kortom: standaarden maken het werk leuker!

Heb jij goede ervaringen met standaarden, of ken je voorbeelden van fouten die voorkomen hadden kunnen worden door het gebruik van een standaard, laat het ons dan weten!

In onze 2-maandelijkse nieuwsbrief staan inspirerende blogs, handige Lean tips en nieuwtjes over Lean2Succes. Als je je wilt inschrijven voor onze nieuwsbrief, klik dan hier.
Inschrijven Nieuwsbrief

1 antwoord

Trackbacks & Pingbacks

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *