Helaas hoor ik het steeds vaker. Organisaties die zeggen Lean te werken en alleen maar verbeterprojecten uitvoeren. En dan zelfs nog met een Six Sigma methodiek: DMAIC… Ik sprak laatst iemand die bij een grote Nederlandse bank werkt en werd beoordeeld op het aantal verbeterprojecten dat ze per jaar uitvoerde. En haar leidinggevende dacht zo echt Lean te werken… een gemiste kans, want Lean is veel meer! Het doen van verbeterprojecten is maar een klein deel van Lean, een heel klein deel.
Lean is continu verbeteren, in kleine stapjes
Lean draait om continu verbeteren. Iedereen in de organisatie denkt elke dag na over wat er beter kan. Op die manier kun je elke dag een klein knelpunt verhelpen en een kleine verbetering doorvoeren. Al die kleine dagelijkse verbeteringen maken samen een enorm verschil.
Het voordeel van kleine verbeteringen is dat je ze gemakkelijk door kunt voeren. Je kunt gewoon een experiment doen, een checklist aanpassen of een conceptmail gaan gebruiken. Je hebt geen goedkeuring nodig, geen IT-wijzigingen of project-overleggen. Hoe kleiner de verbetering, hoe groter de kans op succes!
Waar komt dat verkeerde beeld vandaan?
Eén van de oorzaken is dat in veel Lean-trainingen de nadruk ligt op DMAIC: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. DMAIC is een methode die uit Six Sigma komt. En laat Six Sigma nou net een projectmatige manier van verbeteren zijn 😊.
DMAIC zijn de fases van een verbeterproject. Eerst stel je het probleem vast, dan ga je metingen uitvoeren, die analyseer je om daarna je verbetering door te voeren. Tot slot borg je de verbetering in de organisatie. Een prima projectmatige verbetermethode die erg lijkt op de A3-methode die we binnen Lean gebruiken.
Maar door tijdens trainingen de nadruk te leggen op een projectaanpak als DMAIC geef je volgens mij een verkeerd signaal af over wat de kern van Lean is: elke dag een stapje beter.
Een andere oorzaak is dat het implementeren van een echte Lean cultuur veel van een organisatie en haar leiders vraagt. Je zult namelijk allemaal de overtuiging moeten hebben dat je dagelijks wilt en kunt verbeteren. Je moet je huidige manier van werken op je afdeling aanpassen. Je gaat teamdoelen stellen, dagstarts doen en dagelijks op verbetering sturen.
Het doen van verbeterprojecten kun je naast je huidige werk doen. Op die manier verandert er niets in je huidige werk, je gaat Lean erbij doen. Dat vraagt minder verandering en is een stuk makkelijker.
Hoe pas ik Lean dan op de juiste manier toe?
Als je mensen continu wilt laten verbeteren moet je ze hier allereerst een goede reden voor geven. En dat kan door teamdoelen te stellen. Die teamdoelen maken het verschil tussen ‘alles gaat wel goed’ en ‘we kunnen iets verbeteren’.
Als een team de gestelde doelen namelijk niet haalt, komt vanzelf de vraag hoe dat komt en wat we eraan kunnen doen. Deze vragen stellen we tijdens de dagstart. Het team moet dan nadenken over de knelpunten van de vorige dag en hoe we die kunnen verhelpen. Vaak kan het worden opgelost met een eenvoudig experiment. Een dag of week later evalueren we dan weer of het heeft gewerkt, en borgen we de verbetering in bijvoorbeeld de werkinstructie. Zo worden we elke dag iets beter, in kleine stapjes.
Het kan natuurlijk ook gebeuren dat er tijdens de dagstart een groot probleem wordt benoemd. Eentje waarvan we niet weten hoe we dat snel op kunnen lossen. Dan is het handig een verbeterproject te starten. Dit zou dan met DMAIC kunnen, of met de Lean A3-methode. Op die manier leer je mensen dat er dagelijks enorm veel te verbeteren valt, dat dit de werkdruk verlaagt en dat het leuk is! Dat we af en toe een groter verbeterproject doen is dan een logisch gevolg en een goed idee.
Op deze manier heb je de focus op waar Lean echt om draait: continu verbeteren, iedereen, elke dag!
Meer weten over Lean? Kijk eens hier.
