Verspillingen? Die hebben wij niet!

Binnen Lean gaat het om het realiseren van maximale waarde voor de klant, met zo min mogelijk verspillingen. Over de klantwaarde en het belang van tevreden klanten hebben we eerder deze blogs gepubliceerd: “Maak je klanten blij met Kano” en “Klantwaarde, zin of onzin?”. Deze blog gaat over verspillingen.

Een voorbeeld uit onze eigen praktijk: laatst waren we bij een plastic spuitgieterij, daar was ruimtegebrek ontstaan door toegenomen productie. Er werd zelfs nagedacht over verhuizen. Ze hadden 2 studenten gevraagd om te helpen bij het Lean maken van de productielijn en daarbij hadden de studenten ook het magazijn onder de loep genomen. Het bleek dat bijna de helft van de opgeslagen materialen verouderd was en nooit meer gebruikt zou (kunnen) worden. Na het opschonen van het magazijn bleek er zoveel ruimte te zijn gewonnen dat het bedrijf voorlopig niet hoeft te verhuizen. Een flinke besparing dus!

TIM WOODT

Er zijn 8 vormen van verspilling en die zijn met een ezelsbruggetje te onthouden: de beginletters, in het Engels, vormen samen de woorden TIM WOODT en gelukkig geldt dat in het Nederlands ook bijna.

Transport is het onnodig verplaatsen van materialen. Dit kost tijd, geld en energie en voegt geen waarde toe. Een goed voorbeeld is de maandelijkse verhuizing van het Europees parlement van Brussel naar Straatsburg om daar te vergaderen. De reden dat dit gebeurt is van politieke aard en de klanten (de burgers) betalen de kosten. Die kosten zijn gigantisch: de maandelijkse verhuizingen van 754 Europarlementariërs kosten tussen de 169 en 206 miljoen Euro per jaar, zo’n 15 tot 20% van het budget van het Europarlement (bron: motie van het Europarlement uit 2013). Voor de klanten (de burgers) heeft het verhuizen geen enkele toegevoegde waarde.

Inventory of Voorraad is het opslaan van (teveel) grondstoffen, materialen en (half-)fabricaten. Het aanschaffen of maken hiervan heeft geld gekost, de opslag en verzekering kosten geld en er is een risico op veroudering of beschadigingen. En het neemt ruimte in, zoals in het voorbeeld van de plastic spuitgieterij.

Motion oftewel Beweging betreft onnodige bewegingen van mensen. Het kost tijd en energie, terwijl er geen waarde wordt toegevoegd. Bijvoorbeeld lopen en bukken, maar ook zoeken valt in deze categorie. Ook in digitale omgevingen komt dit voor: denk aan een intranet waar zoveel informatie op staat dat het bijna onmogelijk is geworden om de meest recente versie van een handleiding of werkinstructie te vinden.

Wachten is een verspilling van tijd en energie en levert daarnaast ook vaak frustratie op. Het wachten kan bijvoorbeeld zijn op een printer die je document print, op spullen van een leverancier, op een klant als je bijvoorbeeld in een callcenter werkt of op een behandeling van een specialist. In de zorg hebben ze er zelfs aparte ruimtes voor: wachtkamers…

Overproductie is meer produceren dan de klant wil. Zo is het in veel productieomgevingen gebruikelijk om machines zoveel mogelijk te laten produceren, omdat de prijs per stuk dan het laagst wordt en de machine dus optimaal wordt benut. Hierbij wordt echter geen rekening gehouden met de risico’s en kosten van Voorraad die je net hebt gelezen. En dat voorraad kan beschadigen weten ze bij BMW maar al te goed: in juli 2009 werden meer dan 400 nieuwe BMW’s getroffen door een enorme hagelbui, waarna de auto’s hersteld moesten worden. Omdat ze officieel niet meer als nieuw mochten worden verkocht werden ze, na herstel, als hagelnieuw aangeboden met 15% korting.

Overbewerking bestaat uit overbodige handelingen die geen waarde toevoegen voor de klant. Die kosten tijd en geld. Bijvoorbeeld het accorderen van facturen door 3 verschillende medewerkers. Een voorbeeld in de woningbouw is het plaatsen van een basiskeuken in elke huurwoning, terwijl de klant liever wat budget had gekregen om zelf een keuken te kiezen. Bij een verzekeraar hebben we meegemaakt dat alle post die uit meer dan 1 A4-tje bestond aan elkaar werd geniet, zodat de papieren bij elkaar zouden blijven tijdens hun reis door het bedrijf. Een logische handeling, vroeger. Tegenwoordig werken ze namelijk met scanners en worden uit alle poststukken eerst de nietjes verwijderd, omdat die niet door de scanner kunnen. Pas na jaren kwamen ze erachter dat de meeste nietjes door hun collega’s van de postkamer werden aangebracht…

Defecten (fouten) zijn een verspilling van tijd en geld en zijn een bron van frustraties. Fouten kunnen leiden tot het weggooien van ongeschikte producten. Wanneer fouten tijdig ontdekt worden en hersteld kunnen worden zorgen ze voor dubbel werk. Het grootste risico is dat fouten niet tijdig ontdekt worden en dat de fout bij de klant terecht komt. Dat levert ontevreden klanten op en kan ernstige gevolgen hebben, denk aan fouten in de productie van een vliegtuig of tijdens een operatie.

Talent kan ook verspild worden. Met name geldt dit voor de ideeën van medewerkers die niet gebruikt worden. Dit is een verspilling omdat de medewerkers vaak heel goed weten welke zaken er verbeterd kunnen en moeten worden. Zij zijn tenslotte de experts in hun vakgebied. Daarnaast is het voor medewerkers frustrerend om niet gehoord te worden en dat kan op termijn leiden tot ontevreden medewerkers, een hoger verzuim en zelfs ontevreden klanten.

Voor de meeste verspillingen geldt dat je ze niet geheel tot nul kunt reduceren. Het is echter vaak wel de moeite waard om te proberen ze grotendeels terug te dringen. Dat is pas mogelijk als je je realiseert dat er daadwerkelijk verspillingen zijn en dáár schort het vaak aan.

Waarom is het zo moeilijk om de verspillingen in je eigen organisatie te zien?

Veel mensen die we spreken geven aan dat er bij hen geen verspillingen zijn. Dat blijkt in de praktijk echter vaak tegen te vallen: er zijn wel degelijk verspillingen. Hoe komt het dan dat veel mensen dit toch denken? Veel verspillingen worden veroorzaakt door ingesleten gedrag en de heersende bedrijfscultuur. In hoeverre ben je je bewust van je eigen gedrag? Hoe vaak neem je de tijd om, van een afstandje, te kijken naar het werk dat je doet? De waan van de dag krijgt al snel de overhand… Het lijkt er ook op dat het een soort bedrijfsblindheid is: het lijkt veel lastiger om verspillingen in je eigen omgeving te herkennen dan bij een ander. Daarom zien wij ze vaak wel als we ergens gevraagd worden om te helpen: wij kijken er als buitenstaanders naar, met een frisse blik en we zijn er ook nog eens op gespitst door onze ervaring.

Wij zouden het leuk vinden als je voorbeelden van verspilling met ons wilt delen. Hier leren wij weer van en ook andere lezers kunnen ervan leren. Alvast bedankt!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *