Zorg voor rust in je hoofd én in je werk

Herken je dat? Je hebt weinig overzicht in je werkvoorraad, je hebt constant het gevoel dat er nog veel dingen gedaan moeten worden en soms wordt het je allemaal (bijna) te veel.
Dan is het tijd geworden om hier orde in te scheppen! Gelukkig hebben we daar een heel mooi hulpmiddel voor: het Kanban bord.

Kanban bord

Een Kanban bord is, in tegenstelling tot de Kanban kaarten en Kanban bakken die we in de vorige blog beschreven, niet zozeer bedoeld om fysieke voorraad binnen de perken te houden, maar richt zich meer op de werkvoorraad. Een Kanban bord bestaat, in de simpelste vorm, uit 3 kolommen: “Te doen”, “Onderhanden” en “Gereed”. In de kolom “Te doen” hangen kaarten met de werkvoorraad. Dit zijn alle orders (of taken) die opgepakt kunnen worden, op volgorde van prioriteit: de belangrijkste hangt bovenaan. In de kolom “Onderhanden” hangen kaarten met de orders waaraan gewerkt wordt. In de kolom “Gereed” hangen de kaarten met de orders die afgerond zijn.

Aan de kolom “Onderhanden” is vaak een maximum gesteld, om te zorgen dat er niet te veel werk tegelijkertijd onderhanden is. De hoeveelheid onderhanden werk heeft namelijk invloed op de doorlooptijd: wanneer je 4 orders per dag kunt afhandelen en je hebt 40 orders onderhanden, dan zal het 10 dagen duren om de orders af te handelen. Daarnaast neemt het overzicht af als de hoeveelheid onderhanden werk toeneemt. De hoeveelheid onderhanden werk wordt ook wel “Work in Process” genoemd, oftewel WIP.

Door het verlagen van de hoeveelheid WIP en het toepassen van Kanban zullen medewerkers met minder orders tegelijkertijd bezig zijn en krijgen ze meer focus op het werk. Hierdoor verbetert, behalve de doorlooptijd, ook de kwaliteit.

Wanneer een order van “Onderhanden” naar “Gereed” gaat, ontstaat er ruimte om een nieuwe order op te pakken. Dat is altijd de bovenste order uit “Te doen”. Dat zorgt ervoor dat de klant of opdrachtgever op elk gewenst moment de prioriteit kan veranderen van de orders die nog niet onderhanden zijn. Het zorgt er ook voor dat medewerkers geen orders gaan uitkiezen die hun voorkeur hebben. De klant of opdrachtgever heeft zo direct (en eenvoudig) invloed op het proces, zonder dat er afstemming nodig is met de medewerkers die de orders uitvoeren.

Vaak wordt op een Kanban bord ook vermeld wie er aan een order werkt en worden bij orders die gereed gemeld worden de bijzonderheden (wat ging er goed, wat kan er beter?) vermeld op de Kanban kaart. Op die manier kunnen de orders geëvalueerd worden en wordt er geleerd.

Kanban borden worden veel gebruikt in de IT. Daar worden vaak meerdere kolommen gebruikt, bijvoorbeeld: “Backlog” (= “Te doen”), “Functioneel Ontwerp”, “Technisch Ontwerp”, “Realisatie”, “Test door ontwikkelaar”, “Test door gebruiker”, “Gereed”.

Je kunt een Kanban bord eenvoudig maken op een whiteboard of een flipover. Schrijf de orders op post-its. Begin met 3 kolommen en ga er mee aan de slag. Na verloop van tijd evalueer je het Kanban bord en kun je kolommen toevoegen als dat gewenst is.

Een Kanban bord wordt veel gebruikt binnen Scrum. Scrum is een methode om software of andere producten te ontwikkelen in korte sprints van 1 tot 4 weken. Na elke sprint wordt steeds een werkend product opgeleverd. De klant heeft dus al heel snel de beschikking over een deel van het product, waarna er elke 4 weken nieuwe functionaliteit aan wordt toegevoegd. De klant geeft feedback na elke sprint en dat zorgt ervoor dat je continu kunt bijsturen op basis van de klantwens. Dit is een zeer groot voordeel van scrum.

Voorbeeld van de invloed van WIP op de doorloopsnelheid

Stel dat het mogelijk is om in 12 maanden 4 huizen te realiseren. Je kunt deze huizen dan volgens 2 verschillende planningen realiseren:

  1. Wanneer je de huizen tegelijkertijd realiseert, wat in de bouw gebruikelijk is, dan zal je na 1 jaar de 4 huizen opleveren en kun je ze verhuren of verkopen. De hoeveelheid WIP = 4 en de doorlooptijd is 12 maanden.
  2. Wanneer je de huizen na elkaar realiseert, dan zal je na 3 maanden het eerste huis opleveren en kunnen verhuren of verkopen, na 6 maanden het tweede huis, na 9 maanden het derde huis en na 12 maanden het vierde huis. De eerste 3 huizen zijn er dus eerder en het vierde huis is er na 12 maanden, net als in het eerste voorbeeld. In dit geval is WIP = 1 en de doorlooptijd is 3 maanden.

De winst na 12 maanden zal in voorbeeld 2 veel hoger zijn dan in voorbeeld 1. Daarnaast is in voorbeeld 2 er altijd maar 1 huis onderhanden en dat zorgt voor veel meer focus. Je doet ervaring op met huis 1, die mogelijk voor verbeteringen zorgt bij huis 2. Wanneer je een fout maakt in huis 1, zal je deze in de volgende huizen niet meer maken.
Dit klinkt logisch, maar gebeurt in de praktijk heel vaak toch niet. Vertaal de huizen maar eens naar projecten: in organisaties met veel projecten zijn vaak zoveel mogelijk projecten opgestart, omdat men denkt dat er dan zoveel mogelijk projecten afgerond zullen worden. In de praktijk zorgt het doen van meer projecten tegelijkertijd er juist voor dat de doorlooptijd enorm toeneemt.
Managers begrijpen het huizen-voorbeeld altijd, maar willen dan altijd dat hun project “huis 1” is. En als je meerdere verantwoordelijke managers hebt, loop je het risico dat ze allemaal “huis 1” willen hebben. Stel in dat geval samen vast op basis waarvan je prioriteert. Als je hier overeenstemming over hebt, wordt het daarna makkelijker om vast te stellen in welke volgorde je de projecten oppakt.

Het lijkt tegenstrijdig, maar onthoud dat het vaak beter is om een nieuw project nog even niet te starten, juist om ervoor te zorgen dat het project uiteindelijk eerder klaar zal zijn!

Heb jij goede tips om stress te verminderen? Heb jij een voorbeeld van een situatie waarin je een Kanban bord gebruikt? Laat het weten in een reactie op deze blog. Alvast bedankt!

Mocht je meer willen weten over Kanban, Scrum of Lean, kom dan eens, geheel vrijblijvend, naar een (gratis) Lean Kennismaking. Kijk hier voor meer informatie of om je direct aan te melden.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *